Mint támogató funkció a beszerzés gyakran két tűz (vagy össztűz) közé kerül. Mivel szinte valamennyi  vállalati területhez kapcsolódik lazább vagy erősebb szálakkal.

Legszorosabb kapcsolat a területek anyagigénylő munkatársai és a pénzügyi területek között (könyvelés, kontrolling) között alakul ki. És ezzel a két fő csoporttal meg is találtuk a konfliktusok gyökér okát.

Az egyik szemszögből nézve beszerzőnek lenni látszólag egyszerű, hiszen egyrészt az általános előítéletek szerint beszerezni mindenki tud. (Legalábbis mindig vannak kollégák, akiknek a sokadik ismerőse, jobb, olcsóbb, gyorsabban rendelkezésre álló árut vagy szolgáltatást tud.) Vagyis a beszerzők tulajdonképpen csak szórják cég pénzét, másrészt a beszerző tulajdonképpen egész nap csak parancsolgat, és mint vevő, semmi más feladata nincs, mint a saját cége érdekében kikényszeríteni a beszállítóktól a megfelelő szintű és árszínvonalú árut vagy szolgáltatást. Tényleg ilyen egyszerű a dolog? Nézzünk kicsit dolgok mélyére.

A beszerzők gyakran kerülnek olyan helyzetbe, amikor a megrendelt áruval, szolgáltatással kapcsolatban panaszt kell bejelenteniük, reklamálniuk kell a beszállítónál. Ezért aztán többnyire hamar gyakorlatot szereznek a reklamációs levelek írásában, vagy a partner telefonos letolásában.  De mi történik akkor, ha a beszerzést éri kritika? Hogyan kezeljük, azokat a felháborodott munkatársakat, akik véleményük szerint miattunk nem tudták a Vevőt időben, megfelelően, kiszolgálni?

Minden beszerző és cégvezető rémálma, amikor a partnercég egyszer csak, - mint derült égből villámcsapás - előáll egy jó pár oldalas, bolhaméretű betűkből álló, "apró" kiegészítéssel, amit nemes egyszerűséggel mellé tesz a szerződésnek. Különösen a multicégek, és nagyvállalatok használják előszeretettel ezt a dokumentumot, de kis és középvállalatok esetében is kezd egyre elterjedtebb lenni. Külföldi cégek leányvállalatainál, többnyire belső előírás, tehát nyugodtan számíthatunk rá előre.

Gondolom nem kell hangsúlyoznom, hogy csakúgy, mint a bankok ajánlatainál, az ördög itt is a részletekben, azaz az apró betűben rejlik.

Mik az fő elemei az ÁSZF-nek, vagyis az Általános Szerződési Feltételeknek, és mik azok a tényezők, amire jó, ha odafigyelünk?

A vállalkozások nagy részénél az élet látszólag az értékesítés körül forog. De vajon cégvezetőként, vagy beszerzőként gondoltál már arra, hogy milyen lehetőségek rejlenek a folyamatok racionalizálásában, illetve egyes speciális területek alaposabb megismerésében?

Különösen a beszerzés az a terület, ahol számtalan lehetőség van a megtakarításra, apróbb, de jól kommunikálható és az egész céget pozitívan érintő eredmények elérésére.

A mai bejegyzésben egy személyes tapasztalatomat szeretném veletek megosztani.

Kezdő beszerző koromban sokszor bizony nekem is nehezemre esett, hogy megrendeléskor, ártárgyaláskor a fizetési határidő témával előálljak. Miért?

Az átlag magyar család gyermekébe  -  a mai viszonyokat tekintve egyébként jogosan és hasznosan - belenevelik, hogy tartozni bizony nem jó és nem is tisztességes. Ezért aztán kezdő beszerzőknél gyakori a következő két probléma:

1, Eszükbe sem jut, vagy nem merik a beszállítótól megkérdezni, hogy van-e rá mód, hogy a megrendelt árut vagy szolgáltatást nem az átvételkor, vagy teljesítéskor, hanem egy előre megállapodott fizetési határidőre teljesíthesse a cég.

2, Ha van szerződés a partnerrel, ahol például 8 nap átutalásban állapodtak meg, eszükbe sem jut, hogy időnként megkérdezzék, hogy lehetne-e ezen felfelé módosítani.

Én, mint beszerző, akkor értettem meg, hogy ez a  téma az üzleti életben nem számít sem tabunak, sem cikinek, amikor az egyik fizetési határidőt növelő kampány keretében az egyik beszállítónk, a megállapodás utáni beszélgetésünk során őszintén elmondta erről a véleményét.

Idézem: "Tulajdonképpen szinte mindenki X napra fizet nálunk, nem is értettem eddig, hogy ti miért nem kértek hosszabb fizetési határidőt ennyi év üzleti kapcsolat után."

Bizton állíthatom, hogy ez a félmosollyal elmondott mondat, akkor hatásosabb volt, mint egy főnöki fenékberúgás, és noszogatás, vagy bármiféle motivációs tréning. Ilyenkor az embernek az első gondolata: Hjaa.. hát ez csak ennyiből áll? Csak kérni kell?

Majd eszébe jutnak az esetleg gyerekkorában otthon és az iskolában hallott mondások, és nem is érti, hogy miért nem csinálta eddig:

"Néma gyereknek anyja se..."

"Aki nem kér, nem is kap.."

"Kérjetek és adatik.."

stb.

A fizetési határidő növelése tulajdonképpen talált pénz egy cég életében, hiszen a szállító finanszírozza arra az időre a cég működésének egy részét.

Ha érdekel, hogy hogyan kérj fizetési határidő emelést és hogyan kezeld az ezzel kapcsolatos esetleges kifogásokat, olvasd el az ezzel kapcsolatos következő bejegyzést, melyben leírom a fizetési határidő emelés kérésének fortélyait.

Gyakran felmerül a kérdés, hogy beszerzőként mikor vegyük a nyakunkba a szerződéskötéshez kapcsolódó macerát? Jó esetben a cégünknél van erre vonatkozó előírás, folyamatleírás, szabályzat, vagy bármilyen dokumentum, ami alapján a beszerző kolléga eldöntheti, hogy kell-e szerződést kötni az adott beszállítóval. Mi az az összeghatár, mik azok a témák, amikor tanácsos, netán cégen kívüli okok miatt kötelező szerződést kötni?

A beszerzési szabályzat, vagy eljárás megalkotása során két fő szempontot kell figyelembe venni:

Mielőtt belemélyednénk a beszerzési folyamat boncolgatásába és a jobbnál jobb ötletekbe, szeretném rögtön az elején leszögezni, hogy mi NEM számít beszerzésnek és mi az, amit sok ezer szakkönyv elolvasása és több millió forint tanfolyami kiadás után sem fogunk tudni elvárni a beszerzőinktől, legyenek bármilyen talpraesettek, képzettek, tapasztaltak, vagy lelkesek.

A példák természetesen nem légből kapottak, nem a véletlen művei. A véres valóság szülte őket. Éppen ezért lehet, hogy sok cégvezető ezeket olvasva a fejéhez kap és már-már a saját cégére ismer. Ebben a rossz hír az, hogy bizony van javítani való a cégen belül, a jó pedig az, hogy most már a cégvezető is tudja ezt.

Az utóbbi időben rengeteg olyan hirdetéssel, tanfolyammal, oktatási anyaggal találkoztam, amik az értékesítésről, marketingről, és egyéb, vállalkozók számára hasznos információkról szóltak. Viszont alig találtam köztük olyan anyagot, ami abban segítené a kis és közepes méretű vállalkozókat (kkv), hogy hogyan lesznek képesek a kemény erőfeszítések árán, a marketinggel, és értékesítési rendszerükkel megkeresett pénzt hatékonyan elkölteni.

Márpedig ki szeretné elpazarolni azt, amit véres verítékkel megkeresett?