Veled is előfordult már, hogy kiküldtél egy árajánlatkérést, aztán síri csönd és hullaszag, senki, még csak vissza se biccentett? Lehet, hogy Te is elkövetted a lenti hibákat?
Az árajánlatkérés sikertényezőiről már írtam korábban. Van azonban pár olyan gyakori hiba, baki, amire nem árt odafigyelni, mert alapjaiban rombolja le a beszerzői hatékonyságodat, de akár a cégedről alkotott képet is.
1, Kamu árajánlatkérések
Elméletileg ilyen nem létezik, de a gyakorlatban minden beszerző tudja, hogy bizony előfordul, hogy szép, nem szép a beszerző több beszállítót is megkeres árajánlatkérés címén, még akkor is, ha már az árajánlatkérés kiküldése előtt pontosan tudja, hogy a megkeresett beszállítók közül melyikek azok, akiktől biztosan nem fog rendelni.
Mi értelme van ennek?
Természetesen információ gyűjtés.
Mi a buktatója?
Ha egy cégtől már 10 ajánlatot kértünk, de még soha nem rendeltünk, ne várjuk, hogy a tizenegyedik árajánlatra is olyan lelkesen, pontosan, gyorsan reagál. A jó árajánlat elkészítése ugyanis munkát igényel, és senki nem szeret potyára dolgozni.
Ha esetleg abba a hitbe ringatnád magad, mint cégvezető, vagy beszerző, hogy legalábbis az első pár esetben a beszállító nem tudhatja, hogy az árajánlatkérés kamu-e vagy sem, van egy rossz hírem.
Az esetek nagy részében a beszállítók azonnal kiszúrják. Ha még sohasem rendeltél tőlük és például még annyi fáradtságot sem veszel, hogy utánanézz a kapcsolattartó nevének, és azzal kezded a leveled, hogy "Tisztelt Hölgyem/ Uram! vagy hogy felhívd őket telefonon, hogy egyáltalán akarnak-e és van-e szabad kapacitásuk neked ajánlatot adni, valószínűleg gyanús lesz a dolog.
Ha komoly ajánlatot szeretnél, vedd a fáradtságot és keresd meg, hogy annál a cégnél ki a te embered. Az árajánlatkérést pedig név szerint neki címezd!
2, Árajánlatot kérek azonnal, bár még pontosan nem tudom mire!
A beszerzési folyamat első előkészítő lépése az igények pontos felmérése. Ha ezt megspórolod (értsd: hagyod magad lerázni a cégen belül a munkatársaid által a pontos specifikációval kapcsolatban) ne csodálkozz, ha nem érkezik árajánlat.
A beszállító nem fogja helyetted kitalálni, mit is szeretnél.
Nem azért, mert nem kell neki a munka, vagy szándékosan szabotálja a munkádat, hanem mert egy ilyen ajánlat kidolgozása és pontosítása általában olyan mennyiségű munkát és energiát igényel, ami utána nem térül meg neki.
Ha jót akarsz, ne is próbálkozz olyanokkal, hogy pl.: általános ajánlatot kérek takarítási munkákra.
Mekkora területen? Milyen típusú helyiségben? Milyen gyakorisággal? Ki biztosítja a tisztítószert? A nap melyik időszakában lehet a munkát elvégezni?
Számtalan kérdés, amit előtte neked kell tisztázni és átgondolni, nyilván az igénylő terültekkel együtt.
3, Ajánlatadás határideje: tegnapra!
Egy jó ajánlat kidolgozásához idő kell. Ha tegnapra kéred vagy aránytalanul kevés időt adsz egy bonyolultabb téma kidolgozására, ne várd, hogy ajánlat érkezik.
4, A hitelességedet elveszteni csak egyszer lehet!
Ha ajánlatot kérsz extra gyorsan, majd a megküldött ajánlatra még csak annyit sem mondasz, hogy köszi megkaptam, visszajelzek (aztán persze ezt valóban meg is teszed) akkor legközelebb nemhogy gyorsan, de semmilyen formában nem fognak reagálni a megkeresésedre.
Akkor is ez lesz a végeredmény, ha minden ajánlatot extra sürgően kérsz. Ott, ahol mindig minden extra sürgős, szervezési problémák vannak.
5, Pincér! Írja a többihez! Avagy árajánlat hitelbe!
Ha a beszállító számláit nem szoktad kifizetni, vagy csak komoly késéssel, előbb utóbb kihúzod a gyufát, és nemhogy szállítani nem fog, de még árajánlatot sem fogsz kapni.
Ha mégis ajánlatot szeretnél, egyetlen esélyed van, a nyílt kommunikáció. Ha a fejedet a homokba dugod, és vársz a csodára az általában nem szokott segíteni. Hívd fel, mielőtt kiküldöd az ajánlatot és juss vele egyezségre.
Németh Eszter
Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja