Veled is előfordult már, hogy nap végén úgy indultál el haza, hogy zsongott a fejed az elvégzetlen feladatoktól? Azt érezted, hogy egész nap meg sem álltál, mégsem jutottál egy csomó fontos feladat végére?
Lehet, hogy te is elköveted az alaphibák egyikét?
1, Nincs feladatterv arra a napra
A terv azért van, hogy eltérjünk tőle, de nincs annál nagyobb hiba, mint amikor reggel bemegyünk dolgozni és a reggeli kávé és kötelező udvariassági körök után kezdünk el azon gondolkodni (miután már eltelt 1 óra a munkaidőből), hogy melyik sürgős feladattal is kezdjük.
Előző nap munkaidő végén írjunk listát a következő nap elvégzendő feladatokról. Érdemes erre például kijelölnünk egy fix időpontot az Outlook-ban, és ugyanolyan komolyan betartanunk, mintha a főnökünk vagy az egyik fontos vevőnk hívott volna meg egy megbeszélésre.
2, Nem tartjuk a fontossági sorrendet
A reggelt az apró-cseprő nem túl fontos feladatokkal töltjük, ahelyett, hogy rögtön reggel a legnagyobb, legfontosabb feladatot csinálnánk meg, vagy legalább annak egy részét. Ezzel mire elérkezik a munkaidő fele, borítékolhatjuk magunknak a stressz mindenféle tünetét, hiszen az ilyen feladatoknak megvan az a rossz tulajdonsága, hogy folyton ott motoszkálnak a fejünkben és nem hagynak minket nyugodni.
Ellenben ha ezen az első legkellemetlenebb feladaton túljutunk, fellélegzünk és minden más sokkal gördülékenyebben fog menni utána.
3, Nincs éves terv az ismétlődő feladatokra.
Minden munkakörben vannak olyan feladatok amik bizonyos időközönként ismétlődnek. Mik lehetnek ezek?
- leadandó riportok
- havi kimutatások, jelentések, adatszolgáltatások (Hónapzáráshoz alapadatok, beszállítói elemzések, eredménykimutatások stb.)
- éves adatszolgáltatások ( Környezetvédelmi Hivatal, NAV, stb)
- ismétlődő beszállítói auditok
- rendszeres megbeszélések
- évente megrendezésre kerülő kiállítások, konferenciák (pl. Hungexpo, CeBIT, Construma, stb.)
Miért jó az neked, ha év elején átgondolod és év közben is gyűjtöd és ütemezed a következő évre ezeket az ismétlődő eseményeket például egy táblázatban?
- nem felejted el őket
- nem adsz rá lehetőséget, hogy mások betáblázzák neked egyéb feladatokkal ezeket az időpontokat.
- kiállítások látogatásával kiszakadsz egy kicsit a napi hajtásból és motiváltabban és újult erővel fogsz nekiállni a következő feladatoknak, s nem utolsó sorban remek lehetőség a kapcsolatépítésre
4, Gyorsan elvégezhető feladatokat halogatsz
Van egy remek könyv időgazdálkodás témában (David Allen: Intézz el mindent), ott olvastam pár éve először ezt az eszközt, és meg vagyok róla győződve, hogy ha csak ezt az egy eszközt kezded el használni holnaptól (vagy inkább most azonnal kezdd el!) már sokkal gyorsabban haladsz a feladataiddal és kevesebb elvégzendő feladat gyűlik össze a nap végére. Mi ez az eszköz?
Nagyon egyszerű: Ha egy feladat elvégzése 2 percnél kevesebb időt kell fordítani, tedd meg azonnal. ennyi időért nem érdemes felírni a listára, nem érdemes újra és újra a memóriádat terhelni vele.
5, Nincsenek dedikált időblokkok egyes koncentrációt igénylő feladatokra
Minden nap különíts el legalább fél órát arra, hogy olyan feladatokat végezz, amik odafigyelést, koncentrációt igényelnek, és ilyenkor ne hagyd, hogy elvonják a figyelmedet. Halkítsd le a telefont, kapcsold ki a levelezőprogramot és a legfontosabb kezdd el tudatosan arra nevelni a munkatársaidat, hogy tartsák tiszteletben ezt a fél órát.
Ha külön irodád van, csukd be az ajtót, ha megosztott naptárat használtok, foglald le az időpontot magadnak, hogy mások is lássák, hogy nem érsz rá. Ha kénytelen vagy a mai modern kor véleményem szerint legrosszabb irodai elrendezésében dolgozni, amikor 20-30 ember van egy légtérbe zárva, akkor is találd meg a módját.
6, Ne akarj folyton elfoglaltnak látszani!
Egyik cégnek sincs szüksége mártírokra, és azzal, ha folyton idegeskedsz és hangoztatod, hogy neked aztán milyen sok dolgod van, csak azt éred el, hogy hiteltelenné válsz. Ha soha nem érsz rá meghallgatni másokat, ne várd, hogy ők tekintettel legyenek rád akkor, amikor valóban sok a dolgod!
7, Nincs rendszer a bejövő, kimenő, elintézendő feladatok követéséhez
Nincs annál szörnyűbb, amikor az ember keres egy papírt, dokumentumot, levelet, tudja, hogy az előbb még látta, megvolt, csak épp percekig nem találja. Papír alapú dokumentumoknál erre a célra megfelel egy irattároló, amit feliratozhatsz.
8, Mindent fejben akarsz tartani
Jegyzetelj! Ha sokszor kapsz telefonon feladatokat, vagy csak odafutnak a munkatársak ügyes-bajos dolgaikkal, mindig legyen előtted egy jegyzetfüzet és pár szóban írd fel az elhangzottakat. (Ki, Mit mondott? Mikor kérte? Mikorra kell megoldani?) Az összetettebb feladatoknál mindenképpen kérd, hogy az illető írja le pontosan egy emailben, mit szeretne.)
Azt is írd fel, ha te kérsz meg valakit valamire, mert később még jól jöhet! Ha határidőre adsz fontos feladatot, érdemes a határidő lejárta előtt az Outlook-ban egy emlékeztetőt beállítani megadnak, hogy ne felejts el rákérdezni a feladat státuszára. Így ha az illető esetleg el is felejtette, ezzel még finoman tudod figyelmeztetni, és nagyobb az esélye, hogy a feladatot elvégezze és ezzel neked ne okozzon fennakadást.
9, Ne akarj mindent egy nap alatt elintézni!
Az adott napra csak annyi feladatot tervezz be, ami valóban jó minőségben elvégezhető. Ha ezeket elintézted, ne érezd magad rosszul azért, mert harminc másik vár még rád!
Ha szeretnéd az idődet hatékonyabban beosztani, hogy a munkán kívül másról is szóljon az életed, jelentkezz most az ingyenes 2 hónapos időgazdálkodási tanfolyamra!
Igen, jelentkezem az ingyenes tanfolyamra MOST!
Németh Eszter
