Nem reprezentatív felmérés alapján a vállalkozások túlnyomó többségében a munkatársak egyetlen másik szót sem gyűlölnek annyira, mint az adminisztráció szót. Már a szó hallatán is elfogja őket az undor és kiveri őket a víz. Fennen hangoztatják megvető hangsúllyal, hogy már megint minek ez az egész felesleges nyűg, és hogy nem azért jöttek dolgozni, hogy felesleges papírokat és táblázatokat töltögessenek.

Mi értelme van az adminisztrációnak, ha van egyáltalán? Milyen szintű adminisztráció indokolt, és mi az a mennyiség, ami már valóban a hatékony munkavégzés gátjává válhat? Örök kérdések minden cégnél, és nincs is rájuk egyetemesen igaz válasz. Illetve az egyetlen minden cégnél alkalmazható és igaz válasz erre a kérdésre a következő: Az attól függ..

De mitől is?

Az utóbbi években nem csak a vállalatokat körülvevő környezet változott, hanem több olyan cégen belüli folyamat is átalakult, ami jelentős hatással van a cég eredményességére. Egyre több cégvezető ismeri fel, hogy a jövőben aktívan kell foglalkoznia a munkatársak kiválasztásával, képzésével, sorra alakulnak a HR részlegek és az ezzel a témával foglalkozó tanácsadó cégek. (Lehet, hogy most többen furcsán fognak  nézni, de tulajdonképpen a HR is egyfajta beszerző részleg, csak éppen anyagok helyett emberi erőforrást szerez be.)

A másik ilyen terület, ami az elmúlt évek tapasztalatai szerint jelentős átalakuláson megy át, a beszerzés területe. Míg korábban egy szükséges rossznak  tekintették és fő feladata a napi anyagszükséglet kielégítése és a vállalat anyagokkal, eszközökkel való ellátása volt, egyre inkább eltolódik  a hangsúly a stratégiai beszerzés, és a rendszerek kialakítása irányába. Minek ide rendszer, amikor munkatársak szempontjából "csak " annyi lenne a feladat, hogy a létra végre időben érkezzen meg, hogy a munkát el tudják kezdeni?

Miután megbeszéltük, hogy hogyan kezeljük a beszerzés belső reklamációit, időszerű, hogy a dolog másik oldalát is megvizsgáljuk. Vannak, akik azt gondolják, hogy reklamációt kapni rosszabb, mint reklamálni valamiért. Ezzel nem értek egyet.

Tapasztalatból tudom, hogy amíg az ember eljut addig a pontig, hogy veszi a fáradtságot és megír egy reklamációs levelet, általában több fázison is átmegy, a dühöngéstől, felháborodáson át, az elkeseredésig, a probléma súlyosságától függően. Főleg beszerzők esetében bonyolult  a helyzet, hiszen ők sohasem maguk, sokkal inkább az általuk kiszolgált terült érdekében írnak reklamációs levelet. Erre általában akkor kerül sor, amikor a terület már nagyon elégedetlen valamilyen állandó, vagy súlyos beszerzési probléma miatt.

Miért írunk reklamációs leveleket, és főképp hogyan írjunk úgy, hogy elérjük, a mielőbbi választ és a probléma megoldását?

Beszerzők és cégvezetők kifejezetten abba a csoportba tartoznak, akik naponta tonna számra kapják az emaileket. Ezek egy része spam, egy része esetleg hírlevél, nagy részük a napi feladatokhoz kötődik. Cserébe szintén ők azok, akik rengeteg emailt írnak. Címzettként és feladóként is hasznos lehet megtanulni azokat az alapszabályokat, amiknek a betartásával egyrészt a címzett egyáltalán megnyitja, esetleg el is olvassa, ne adj' isten még komolyan is veszi a kapott levelet. Hogyan írjunk olyan emailt, amit mások komolyan vesznek?

Vannak pillanatok, amikor az ember nem érti, hogy mások miért nem értik. Voltál már úgy, hogy beszerzőként, vagy akár cégvezetőként beültél egy beszállítóval történő megbeszélésre és azt kívántad, bár ne tetted volna?

Voltak olyan pillanatok, amikor azt kívántad, bárcsak a veled szembe ülő beszállító, tárgyaló partner kívülről hallaná magát? Velem sokszor előfordult! Tudod mi volt a 7 legidegesítőbb hiba, amit a beszállítók elkövettek?

A kkv-k jelentős részénél a beszerzés feladatai közé tartozik a bejövő szállítói számlák ellenőrzése, igazolása, és hiba, vagy a megrendeléstől, megállapodástól való eltérés esetén, annak reklamációja. Miért fontos, hogy ahelyett, hogy rutinszerűen befogadunk és kifizetünk egy számlát, előtte meghatározott folyamat szerint ellenőrizzük annak tartalmát? A válasz egyértelmű, pénzt és időt spórolunk meg, ha előre gondolkodunk. De mégis mit lehet vagy kell ellenőrizni egy számlán?

Veled is előfordult már, hogy nap végén úgy indultál el haza, hogy zsongott a fejed az elvégzetlen feladatoktól? Azt érezted, hogy egész nap meg sem álltál, mégsem jutottál egy csomó fontos feladat végére?

Lehet, hogy te is elköveted az alaphibák egyikét?

A beszerzők többsége napi szinten használja az Outlook-ot emailek fogadására és ennek ellenére nincs tisztában vele, hogy milyen lehetőségek rejlenek időgazdálkodási szempontból a programban.

Az alábbiakban  7 hasznos tippet olvashatsz, amely segít az idődet hatékonyabban beosztani.

 Azt mondják, mindenkinek ugyanannyi ideje van egy nap. Mégis vannak, akik szinte csodákra képesek ennyi idő alatt, míg mások azzal az érzéssel zárják a napjukat, hogy "ma sem haladtam a feladataimmal". Aztán gondoljunk arra, amikor olyan feladatot kell elvégeznünk, amit a hátunk közepére sem kívánunk. Szinte halljuk a másodperc mutató kattanását. Percenként nézzük az óránkat és csak nem telik az idő, de cserébe nem is haladunk a dolgunkkal. Ezek szerint az idő mégis relatív?

Beszerzőként vannak bizonyos alap tulajdonságok, melyek nélkül egyrészt kínszenvedés lesz az életed ebben  a munkakörben, másrészt, ha nincs szerencséd és a felettesed nem elég határozott, elég sokáig maradhatsz ebben a pozícióban úgy, hogy napi szintűek lesznek az összezördülések közöttetek.

Természetesen a beszerzési feladat és beszerzés feladat között is vannak különbségek, bizonyos tulajdonságok azonban mindegyik területen elengedhetetlenek. Mi az a 7 fő tulajdonság, amivel minden beszerzőnek rendelkeznie kell?