Minden cég életében eljön a pillanat, amikor beszerzési folyamat részeként megérkezik az áru, majd a raktáros, esetleg beszerző átveszi, és utólag jön rá ő, vagy másik munkatárs, hogy bizony nem azt hozták, nem olyan formában, nem olyan kiszerelésben, nem olyan minőségben, mint amit rendeltünk. Ekkor jön a reklamációt eredményező huzavona, amit meg is előzhettünk volna.

Ilyenkor általában elhatározzuk, hogy legközelebb jobban figyelünk, de ahogy telik múlik az idő, visszatérünk a régi rutinhoz általában időhiányra hivatkozva. Holott ez a fajta hozzáállás az egyik legnagyobb időgazdálkodási hiba is egyben.

A fenti bakik elkerülése érdekében használd az alábbi feladatlistát:

1, Áru átvételekor legyen kéznél a megrendelés

 Senkinek a feje sem káptalan. A sok megrendelés között, könnyen előfordul, hogy nem pontosan emlékszünk arra, hogy miből hány darabot rendeltünk.

Ha ott a megrendelés, és a megrendelésre ráírjuk, hogy a beszállító a megrendelésszámot köteles feltüntetni minden kapcsolódó dokumentumon, a megrendelések egyértelműen beazonosíthatóak lesznek és könnyű ellenőrizni, hogy mit is rendeltünk valójában.

2, Először a dokumentumokat utána az árut!

Hiába hiánytalan a megrendelt áru, ha nem jó cégnévre állították ki a a számlát, vagy szállítólevelet, vagy nem szerepelnek az elvárt adatok a dokumentumokon.

3,Minőségi és mennyiségi ellenőrzés

Ha az áru nem hiánytalan, vagy nem a rendelt minőségű, nem kötelező átvenni.

Hogyan győződhetünk meg a mennyiség meglétéről:

• súlyméréssel (bruttó súly: csomagolással, nettó súlymérés, csomagolás nélkül)
• számolással pl: darabra vagy hosszra
• számolással egységcsomagok alapján

Hogyan győződhetünk meg a minőségi megfelelőségről?

• szemrevételezéssel szúrópróba szerűen
• hiba esetén teljes körűen is ellenőrizzük
• tanúsítványok ellenőrzése
• élelmiszereknél szavatosság ellenőrzése
• van-e magyar nyelvű használati útmutató, leírás

4, A szállítóval együtt!

Mindig a szállító jelenlétében ellenőrizzünk, mert így van egy független tanúnk.

5, Ha hibát találunk azonnal jelezzük írásban is

Nincs értelme várni a csodát, ha nem írjuk le mi a reklamáció tárgya ne várjuk, hogy hamar megoldódik a probléma. Mit írj a reklamációs levélbe, hogy hatékony legyen? Olvasd el a Miért és hogyan írjunk jó reklamációs levelet című bejegyzést.

Ha szeretnéd a beszerzésedet hatékonyabbá tenni, jelentkezz most az ingyenes online beszerzésfejlesztési minitanfolyamra!

Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Az oldal teljes tartama szerzői jogvédelem alatt áll, a tartalmak elektronikus vagy nyomtatott formában való utánközlése csak a szerző, Németh Eszter előzetes engedélyével és forrás megjelölésével lehetséges.