Minden beszerző és cégvezető rémálma, amikor a partnercég egyszer csak, - mint derült égből villámcsapás - előáll egy jó pár oldalas, bolhaméretű betűkből álló, "apró" kiegészítéssel, amit nemes egyszerűséggel mellé tesz a szerződésnek. Különösen a multicégek, és nagyvállalatok használják előszeretettel ezt a dokumentumot, de kis és középvállalatok esetében is kezd egyre elterjedtebb lenni. Külföldi cégek leányvállalatainál, többnyire belső előírás, tehát nyugodtan számíthatunk rá előre.
Gondolom nem kell hangsúlyoznom, hogy csakúgy, mint a bankok ajánlatainál, az ördög itt is a részletekben, azaz az apró betűben rejlik.
Mik az fő elemei az ÁSZF-nek, vagyis az Általános Szerződési Feltételeknek, és mik azok a tényezők, amire jó, ha odafigyelünk?
Az ÁSZF egyik fő sajátossága, hogy általában előzetes tárgyalás nélkül kerül az asztalra, és olyan általános feltételeket fogalmaz meg a partnerrel szemben, melyek nem csak és kizárólag az adott szerződéshez kapcsolódnak, hanem több hasonló szerződéshez is felhasználhatók. Ezért nevezik általános feltételeknek.
Fő elemei:
1, Érvényességi terület:
Ez általában az ÁSZF első bekezdése, mely rögzíti, hogy milyen ügyletek esetén érvényesek a továbbiakban leírt feltételek. Az első aknát a nagyvállalatok rutinos jogászai már itt elrejtik, hiszen ebben a bekezdésben szokott szerepelni az az egyszerű mondat, hogy az ÁSZF-től eltérő megállapodásokat írásba kell foglalni.
Vagyis, ha kötünk egy szerződést és a partner mellé teszi az ÁSZF-t, mi pedig nem olvassuk el azt alaposan és nem rögzítjük írásban az eltérő megállapodásokat, akkor az ÁSZF-ben foglaltak ugyanúgy elfogadottnak tekinthetők, mint maga a szerződés.
2, Megrendelés menete, szerződéskötés, és a szerződés módosítása:
A legtöbb szállító itt írja le, hogy milyen formában fogad el megrendeléseket. A vállalatok többsége ragaszkodik az írásos formához. Miért? Egyrészt a nyomon követhetőség miatt. Másrészt, hogy védje magát az olyan problémák esetére, amikor a megrendelő és a szállító kapcsolattartója másképpen emlékeznek egy megbeszélés, megállapodás tartalmi elemeire. (Ez általában 3 kritikus ponton szokott előfordulni. Az ár, a szállítási határidő és a minőség tekintetében.)
3, Árak és fizetési határidők, vevő fizetésképtelensége vagy nem fizetése
Olyan kérdéseket szabályoz, mint például az ajánlat és a megrendelés pénzneme, áfa mértéke, esetleges előlegfizetési kötelezettség, illetve a fizetési határidők és ennek be nem tartásával járó szankciók. Itt érdemes alaposan utána néznünk a szankciók résznek, hiszen manapság egyre több szállító lép fel határozottan a nemfizetők ellen. Első lépésként többnyire azzal, hogy készpénzes fizetésre állítja a vevőt, másrészt gondolkodás nélkül küldi az ügyvédi felszólítást és a felszámolást vagy adja ki a követelését adósságbehajtó cégeknek. Innen pedig nehéz a visszaszerezni a beszállító bizalmát.
4, Szállítási feltételek, átvétel:
Főleg anyag vagy eszköz vásárlása esetén fontos tisztázni, hogy milyen paritással vállalja a szállító a teljesítést. Ha netán elfelejtenénk ezt a megrendelésben rögzíteni, a keretszerződés mellékleteként, az ÁSZF-ben foglaltak lesznek érvényesek. Nagyobb mennyiségű anyag szállításakor pedig a szállítási költség nem elhanyagolható tételt jelent plusz beszerzési költségként.
Másik fontos eleme a témakörnek az áru átvételét követő áruellenőrzés, és a reklamáció bejelentésének menete, illetve határideje. Mindkét téma megér egy misét, ezért ezekről később bővebben fogok írni.
5, Titoktartás:
A Titoktartási bekezdés kötelezi mindkét felet, hogy az együttműködésük során a másikról tudomásukra jutott információkat nem teszik közzé, titokban tartják. A valóságban azonban tudnunk kell, hogy ennek a feltételnek a betartását, és az ezzel való visszaélést elég nehéz nyomon követni illetve bizonyítani.
6, Adatvédelem:
Az 1992. évi LXIII. törvény 19. § (6) bekezdése a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szól. Az Adatvédelmi bekezdés, ahhoz biztosít jogot a szállítónak, hogy a vevő adatait tárolja és az üzleti forgalom során a teljesítés érdekében felhasználja. Nem biztosít jogot azonban arra, hogy azokat harmadik félnek indokolatlanul kiadja.
7, Illetékesség és alkalmazandó jog:
Külföldi beszállítónál érdemes arra figyelni, hogy a megrendelő és a szállító közötti jogviszonyra kizárólag a hatályos magyar jogszabályok vonatkozzanak, és ne kössenek ki más országokban érvényes jogokat.
A másik lényeges, per esetén problémás terület lehet, amikor a megrendelő székhelyétől nagyon távoli helyszínen levő bíróság illetékességét kötik ki.
Mit tehetünk, hogy beszerzőként és cégvezetőként kikerüljük az ÁSZF-ben rejlő csapdákat?
Két hatékony eszköz áll rendelkezésre:
1, Mindig alaposan olvassuk el, mit írunk alá! Ne engedjünk a sürgetésnek. Bár általában az aláírás alig több mint egy perc, egy átgondolt szignóval heteken át tartó időpocsékolást, idegeskedést, rosszabb esetben bírósági pert spórolunk meg magunknak. Az eddigi tapasztalataim szerint, azokban az esetekben, ahol a partner nagyon lehengerlően, és erőszakosan igyekezett az aláírásunkat megszerezni, később mindig kiderült, hogy volt valami egészen aprócska probléma a teljesítéssel. Ezért aztán a sürgetés érzése mindig legyen intő jel.
2, Készítsünk Általános Beszerzési feltételeket, melyben leírjuk a mi elvárásainkat és tegyük a szerződés mellé. Egyébként is ajánlatos beszerzőként és cégvezetőként saját szerződésmintával rendelkeznünk és azt elküldenünk a beszállítóknak. Így egy ismert szöveg kisebb változásait kell csak követnünk, nem pedig egy teljesen ismeretlen rendszerű szerződést átbogarásznunk. Ebben az esetben fontos a beszállítóval előre megbeszélnünk, hogy a szerződést a változáskövetés bekapcsolásával módosítsa.
Remélem hasznosnak találtad a bejegyzést és már holnap alkalmazod az itt leírt tanácsokat, hogy hatékonyabban működő beszerzést és ezzel együtt nyereségesebb vállalkozást tudhass magadénak.
Németh Eszter
