Azt mondják, mindenkinek ugyanannyi ideje van egy nap. Mégis vannak, akik szinte csodákra képesek ennyi idő alatt, míg mások azzal az érzéssel zárják a napjukat, hogy "ma sem haladtam a feladataimmal". Aztán gondoljunk arra, amikor olyan feladatot kell elvégeznünk, amit a hátunk közepére sem kívánunk. Szinte halljuk a másodperc mutató kattanását. Percenként nézzük az óránkat és csak nem telik az idő, de cserébe nem is haladunk a dolgunkkal. Ezek szerint az idő mégis relatív?
Mint beszerzési és minőségirányítási vezető sokszor szembesültem azzal, hogy a nap 24 órája nem elég az összes feladat megfelelő minőségű ellátására.
Tudatosan kerestem a különböző módszereket, melyek segítségével hatékonyabban oszthatom be az időmet. Az összes létező könyvet elolvastam a témában és több alkalommal megállapítottam, hogy a leírt módszerek nem feltétlen működnek nálam. Mi lehet ennek az oka?
A beszerzés olyan terület, amikor gyakran külső okok miatt, hirtelen sürgőssé válnak feladatok, amikről fél perccel ezelőtt még nem is tudtam, hiszen a tempót sok esetben a területek igényei diktálják. Ennek ellenére beszerzők esetében is a jó hír az, hogy a helyzet súlyos, de nem reménytelen. Van megoldás.
Átlagember csak kapkodja a fejét a sok módszer hallatán: feladatlista, projektlista, sürgős-fontos mátrix, prioritások, célok kitűzése, személyes célok, flow, következő tennivalók, telefonhívások listája, outlook feladattervező, outlook naptár. És végül a lista, amin a listáimat tartom nyilván. Így lesz tökéletes a káosz.
A többségük a következő alapelvekre épül:
REND:
Csupa nagybetűvel, hiszen gyakran már itt megbukik a legtöbb próbálkozó. Az első dolog, amire rájöttem, hogy rend nélkül nincs időgazdálkodás. Rögtön el is gondolkodtam rajta, hogy akkor ez talán nem is nekem való. Aztán rájöttem, hogy ha van rendszer, akkor rend is van, vagyis a téma automatizálható és ezzel a személyes hiányosságok kiküszöbölhetőek.
RANGSOROLÁSI ÉS KATEGORIZÁLÁSI KÉPESSÉG:
Ahhoz, hogy egy feladatról eldöntsük, hogy azonnal el kell-e végezni vagy ráér kicsit később is, szükségünk van arra a képességre, hogy az adott feladatról eldöntsük a következőket:
- Nekem fontos, vagy másoknak?
- Nekem sürgős, vagy másoknak?
Természetesen attól, hogy nekem sürgős vagy fontos még másnak is lehet az.
Ha neked is problémát okoz, hogy hatékonyan oszd be az idődet, olvasd el az időgazdálkodás témakör alatt olvasható bejegyzéseimet, amikben sorra veszem azokat a módszereket, melyek nekem beváltak.
Ha tetszett, jelentkezz további tippekért itt!
Németh Eszter
