Beszerzők és cégvezetők kifejezetten abba a csoportba tartoznak, akik naponta tonna számra kapják az emaileket. Ezek egy része spam, egy része esetleg hírlevél, nagy részük a napi feladatokhoz kötődik. Cserébe szintén ők azok, akik rengeteg emailt írnak. Címzettként és feladóként is hasznos lehet megtanulni azokat az alapszabályokat, amiknek a betartásával egyrészt a címzett egyáltalán megnyitja, esetleg el is olvassa, ne adj' isten még komolyan is veszi a kapott levelet. Hogyan írjunk olyan emailt, amit mások komolyan vesznek?
1, Legyen tárgya a levélnek!
Én személy szerint alapból, nem nyitok meg olyan emailt, aminek nincs tárgya, vagy csak annyi van, hogy RE, meg FW, és hasonlók.
Általában nem nyitom meg a szuper ajánlat, akció, és hasonló, kéretlen reklámnak látszó leveleket, ha egyáltalán átjutnak a spam szűrőn.
A tárgy sort nem véletlen tették a levél részévé. Arra való, hogy figyelemfelkeltő, és informatív legyen, vagyis elérje, hogy a címzett érdemesnek tartsa a levelet az olvasásra.
2,NE KIABÁLJ!
Ha lehet, ne legyen teletűzdelve nagybetűkkel, piros sorokkal, és felkiáltójelekkel, mert az azt az érzetet kelti, mintha a feladó ordibálna velem. Ezt meg én például nehezem viselem, és gondolom, ezzel nem vagyok egyedül.
3, Legyenek a levélben feladó adatai!
Nincs annál bosszantóbb, amikor kapunk egy levelet, amit ráadásul még fontosnak is tartunk, nyúlunk a telefon után, hogy gyorsan kérdezzünk valamit a feladótól, és a feladó nevén kívül semmi lényeges információ nem szerepel a levél végén. A válaszlevélre meg napokig nem válaszolnak.
(Levél aláírás beállítására itt találsz mintát.)
Üzleti levelezés esetén tovább súlyosbítja a helyzetet, ha ráadásul az emailcím, egy ingyenes levelezőrendszeren és nem saját domain név alatt regisztrált. Évi 5-6.000 Forinttól már lehet tárhelyet bérelni és a domain regisztráció is csak további évi 3-4.000 Forint. Ugye nem elviselhetetlen költség egy vállalkozás számára, ha vállalkozás hitelessége múlhat rajta?
Plusz pontért, beszállítóknak érdemes a sablon szöveg mellé, ügyes reklámként a cég szlogenjét, küldetését is odaírni az aláírás sablonba!
4, Ne legyen körlevél szaga, hacsak nem kifejezetten az volt a cél!
Beszerzők szokták azt a hibát elkövetni, hogy ajánlatkérés esetén, több címzettnek is elküldik ugyanazt a levelet a jól ismert másol, beilleszt funkcióval. Ezzel alapvetően nincs is baj, ha legalább arra figyelünk, hogy a megszólítást cégre szabjuk. Ne küldjünk olyan levelet, aminek a címzettje "Kedves Hölgyem!/Uram!", ha pontosan tudjuk, hogy az adott cégnél név szerint kinek kell küldeni az ajánlatkérést / levelet. Tiszteljük meg annyival a másik embert, hogy használjuk a nevét! Egyébként is az emberek többségének a saját neve az egyik kedvenc szava.
5, Lazaság, kontra hivatalos stílus!
Ha hivatalos üzleti ügyről van szó, aminek súlya van, nem biztos, hogy szerencsés a haverkodás irányába elmenni, még akkor sem, ha már ezer éve ismerjük a másikat. Ahhoz, hogy súlya legyen a levélnek, barátság, közelebbi ismeretség esetén is érdemes pontosan fogalmazni és lényegre törően megfogalmazni a mondandónkat. A haverkodás, meg jó lesz az esti sörözésekhez.
Elég furcsán veszi ki magát, amikor egy több milliós árajánlatkérésnél ilyeneket írunk:
"Heló Bélám!
Kéne egy árajánlat holnapra, a múltkori témára. Csak ugyanazt kell csinálni, mint a múltkor!
Szevasz!"
Nem biztos, hogy a "Bélám" erre a levélre, azonnal ugrik és nekiáll kalkulálni, hogy nekünk elkészítse az árajánlatot még ma, és azonnal.
6, Ne legyen a melléklet neve scan123456!
Ha mellékletet csatolsz, légy szíves vedd a fáradtságot és fél másodperc alatt adj neki beszédes nevet! Főleg, ha több melléklet van. Nincs annál szörnyűbb, mikor a sok semmitmondó fájlból kell kitalálni, hogy melyik melléklet mit takar.
7, Igazold vissza, ha olvastad!
Udvariatlanság és a feladó semmibe vevése, ha a feladó által beállított olvasás visszaigazolás kérésre nem reagálunk! Valószínűleg, nem véletlenül kérte. Valamiért fontos számára az információ, hogy olvastuk-e a levelet. A másik fél részéről pedig paraszti józan ésszel biztosan felfogható, hogy mindenféle apróság esetén nem kérünk a levélre olvasás visszaigazolást, mert a kedves címzetteket bosszantja, ha minden egyes levél elolvasása előtt egy plusz kattintást kell végezniük, hogy lássák a levelet.
A fenti tippek, apróságnak tűnhetnek, és sokak számára talán egyértelműek elméletileg. A gyakorlat azonban mást mutat. A saját tapasztalatom szerint 10-ből 7 email legalább egy ponton megbukik. Ugye nem nagy ördöngősség ezekre odafigyelni! Ellenőrizd még ma az emailjeidet, hogy olyan levelet írj, amit mások hajlandóak elolvasni és komolyan venni! Most már rajtad a felelősség súlya! Én szóltam!
Ha szeretnéd az idődet hatékonyabban beosztani, hogy a munkán kívül másról is szóljon az életed, jelentkezz most az ingyenes 2 hónapos időgazdálkodási tanfolyamra!
Igen, jelentkezem az ingyenes tanfolyamra MOST!
Ha tetszett, ajánld ismerőseidnek is a bejegyzést és nyomj egy like-ot! Köszönöm!
Németh Eszter
