A legtöbb beszerző, de a cégvezetők nagy része is már a tárgyalás előtt elköveti azt a legnagyobb hibát, ami sokszor végzetes lehet. Ha te nem szeretnél így járni olvasd el, mi az első és legfontosabb teendő rögtön az után, hogy eldöntöttük, valakivel leülünk tárgyalni.
A beszerzési folyamat előkészítő szakasza a beszállító kiválasztásáról szól. Ennek egyik fontos eszköze az árajánlatkérés (vagy bonyolultabb termék, szolgáltatás, illetve hosszú távú szerződések esetén a tenderkiírás elkészítése). Mivel a beszerzés az árajánlatkérésre adott válasz alapján dönt a nyertes beszállítóról, nem mindegy, milyen adatokat, információkat adunk meg, illetve kérünk be az árajánlatkérés során. Rossz ajánlatkérésre csak hiányos, nem megfelelő ajánlatok születhetnek. Magyarul, kérdezni is tudni kell!
Az éves terv hasznáról már olvashattál a 9 leggyakoribb időgazdálkodási hiba című bejegyzésben. De mégis milyen témákban érdemes éves tervet írni és miért hasznos ez neked?
Ha repülésről van szó, nem a pingvinek a szakértők!
A címben szereplő kérdésre van egy rövid és tömör válasz. Nagyon körültekintően! De mégis mit jelent ez részleteiben? Milyen tényezőket kell figyelembe vennünk, ha a beszerzési folyamat előző lépése alapján megkerestük a lehetséges beszállítókat, és a rostán fennmaradt 3-5 beszállító közül döntenünk kell?
Bankköltségek csökkentése_cikk
Beszerzési szempontból éves szinten az egyik legjelentősebb indirekt költsége a cégnek a bankoknak ilyen olyan jogcímen fizetett díj, és kamat. A Bankmonitor fenti cikkében olvashatunk pár hasznos tanácsot arra vonatkozónak, hogy milyen szempontokat vegyünk figyelembe vállalati bankszámla nyitáskor illetve mire figyeljünk, ha csökkenteni szeretnénk a bankköltségeinket.
Igazából a titok az első pontban rejlik, hiszen nem mindegy, hogy egy bankszámlát mire is akarunk használni. Ha ez a kérdést feltesszük magunknak, sokszor nem tudjuk mit is válaszoljunk rá, vagy a valóságtól merőben eltérő elképzeléseink vannak arról, hogy milyen mennyiségű és mennyi tranzakciót bonyolítottunk le az adott számláról az elmúlt hónapban.
Ahhoz, hogy pontos adatokat kapjunk, és a legjobb döntést hozzuk, tudnunk kell minimum a következőket:
1, Mekkora összeg érkezik havonta átlagosan a számlánkra?
2, Hány utalást indítunk egy hónapban?
3, Hányszor akarunk készpénzt felvenni?
4, Akarunk-e elektronikus ügyintézést?
5, Vannak-e csoportos beszedési megbízások?
6, Utalunk-e külföldre?
A legszerencsésebb, ha egy egyszerű excel táblába kigyűjtjük az előző 6 havi adatokat, mellé írjuk az adott tranzakció költségét, és pár képlettel könnyen számolható, hogy az adott bank adott számla csomagja a korábbi adatok alapján mekkora havi költséget okoz a vállalatnak.
Németh Eszter
Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja
A beszerzési folyamat első, előkészítő szakaszán belül a második lépés a beszállítók felkutatása. Ez a feladat minden beszerző alapfeladatai közé tartozik. Kezdő vállalkozásoknál, ahol nem áll rendelkezésre stabil, kipróbált, megbízható beszállítói kör, kicsit talán teátrálisan fogalmazva, de életet és halált jelenthet, hogy a beszerző a megfelelő partnert találja-e meg. Több szempontból is igaz ez. Komoly problémákat, akár a saját vevőink elvesztését is okozhatja, ha a kiválasztott beszállító nem azt, nem olyan minőségben, nem a megbeszélt határidőre szállítja le, végzi el. A vállalkozás azon időszakában,a mikor a vevőink irányából még nem alakult ki a bizalom, aminek hatására esetleg apróbb hibákat kivételesen elnézzenek, egy ilyen jellegű melléfogás gyakran a kapcsolat végét is jelenti. Ilyenkor sovány vigaszt jelent az, hogy utána mi sem rendelünk a beszállítótól többet.
Hogyan találjunk olyan beszállítót, aki megbízható és azt nyújtja, amit várunk tőle?
Ugye mondanom sem kell, hogy a legnagyobb hiba, amit valaki elkövethet, mielőtt leül egy partnerrel tárgyalni (legyen az állásinterjú, beszerzési ártárgyalás, szolgáltatási szerződés, stb.) az a felkészületlenség. De mik azok a trükkök, amiket ha már ott vagyunk szemben a partnerrel, a tárgyalás során, sikerrel alkalmazhatunk.
Az előző bejegyzésben meghatároztuk a beszerzés fő szakaszait, és bár sokan azt gondolják, hogy a beszerzés a megrendeléshez kapcsolódó telefonhívással kezdődik, sok időt és energiát spórolhatunk meg magunknak, ha nem hagyjuk ki az előkészítési fázist. Nézzük, hogy mire érdemes odafigyelni az első folyamat szakaszban, az igények felmérésekor és mik azok a buktatók, amiket jobb, ha elkerülünk.
A beszerzési folyamat három fő szakaszát és a szakaszokon belüli fő csoportokat jól szemlélteti a fenti ábra. Már ebből a pár feladatcsoportból is jól látszik, egy nagyon összetett folyamatról beszélünk, melynek a beszerzőkön kívül még sok szereplője van, és számtalan ponton kapcsolódik a vállalat többi szervezeti egységéhez.
A továbbiakban sorra veszem az egyes szakaszokat és feladatcsoportokat és pár hasznos tippel segítem a kis és középvállalati hatékony beszerzés megvalósítását.
Németh Eszter
