A kkv-k jelentős részénél a beszerzés feladatai közé tartozik a bejövő szállítói számlák ellenőrzése, igazolása, és hiba, vagy a megrendeléstől, megállapodástól való eltérés esetén, annak reklamációja. Miért fontos, hogy ahelyett, hogy rutinszerűen befogadunk és kifizetünk egy számlát, előtte meghatározott folyamat szerint ellenőrizzük annak tartalmát? A válasz egyértelmű, pénzt és időt spórolunk meg, ha előre gondolkodunk. De mégis mit lehet vagy kell ellenőrizni egy számlán?
A bejövő számlák ellenőrzésével és a hibák kiszűrésével egyrészt megspóroljuk az utólagos, számla kifizetés utáni reklamációkat, átkönyveléseket, helyesbítéseket, másrészt biztosítjuk, hogy a saját nyilvántartásainkhoz, elemzéseinkhez, költségkövetésünkhöz szükséges információkat megkapjuk.
A számláknak vannak törvény által előírt elemei és lehetnek a megrendelő által előírt kötelező elemei is, de ezekről a beszállítót természetesen előre tájékoztatni kell. Nem várhatjuk el tőle, hogy előre kitalálja a gondolatainkat, és erősen rontja a két partner közötti kapcsolat minőségét, ha előre nem közölt feltételek miatt nem fogadunk be egy számlát. Ugyanakkor javítja a beszerző és beszállító közötti kapcsolatot, ha a beszerzési folyamat végén, a számlák kifizetését gördülékennyé tudjuk tenni, és nem a szállítónak kell könyörögnie, hogy megkapja a jogos összeget. Ha az elvárásokat kölcsönösen tisztázzuk, nem fog előfordulni, hogy egy számlát háromszor, négyszer is visszaküldünk, mert még mindig hiányzik róla valami.
A 2007-es ÁFA törvény X. fejezete írja elő a számlázási követelményeket. Ezek szerint a számlán kötelezően fel kell tünteti a következő adatokat:
- számla sorszáma
- számla kelte
- teljesítés időpontja
- szállító neve, címe, adószáma
- megrendelő neve, címe, (adószáma feltüntetését csak bizonyos esetekben teszi kötelezővé)
- termék vagy szolgáltatás megnevezése (szolgáltatás esetén, ha folyamatos teljesítésű, akkor a számlázási időszakot is)
- mennyiséget és mennyiségi egységet
- nettó egységárat
- összes nettó árat
- alkalmazott adó mértékét (%-ban és értékben is)
- ÁFA összegét forintban is, ha a számla egyébként devizában került kiállításra
Milyen elemeket tehetünk kötelezővé a beszállítók számára a törvény által előírtakon túl?
- Nagyobb cégek esetén kérhetjük, hogy a megrendelő nevét is tüntessék fel a cégnéven kívül, így elkerülhető, hogy nyomozni kelljen, hogy kihez is tartozik a számla.
- Abban az esetben, ha a megrendeléseket nyilvántartjuk és ellátjuk egyedi sorszámmal (ami már kis mennyiségű megrendelés állomány esetén is fontos és hasznos lehet), kérhetjük, hogy a beszállító tüntesse fel a megrendelés sorszámát,a könnyebb azonosíthatóság érdekében. Ez különösen olyankor lehet hasznos, ha többször rendelünk ugyanolyan árut, vagy szolgáltatás, hiszen a sokadik bejövő számlánál előbb utóbb elveszítjük a fonalat, hogy melyik számla mégis melyik teljesítéshez, szállításhoz tartozik.
- Kérhetünk a számlához kötelezően csatolandó mellékleteket, amik szintén megkönnyítik a számla azonosítását és ellenőrzését. Ilyen lehet például szolgáltatás vásárlása esetén a vevő által aláírt teljesítésigazolás. (Azt is előírhatjuk, hogy ez a teljesítésigazolás milyen adatokat tartalmazzon, pl. megrendelésszám, megrendelő neve, teljesítés dátuma, vagy szolgáltatási periódus, stb.)
A fenti adatok feltüntetésnek tehát számos előnye van. A legnagyobb talán, hogy a bizalmon alapuló, minőségi vevői-beszállítói kapcsolat alapfeltétele a szerződésszerű teljesítés után, a számla pontos kifizetése. Manapság, amikor még sajnos mindig divat a számlák nem határidőre történő kifizetése, komoly lehetőséget rejt magában, ha a ártárgyaláskor nyugodt szívvel mondhatjuk a partnernek, hogy mi az a cég vagyunk, aki határidőre fizet. Ezért aztán jól fontolja meg, hogy mennyit ér neki egy megbízható partner.
Ha szeretnél még hasznos ötleteket olvasni a beszerzésed hatékonyságénak növelésére, jelentkezz most az ingyenes tippekért!
Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó
