Ha már elszántad magad, hogy kiírod a tendert vannak bizonyos előkészületi munkálatok, amiket a siker érdekében meg kell tenned.
Ha az előkészületek megvannak nekiállhatunk a tender dokumentáció előkészítésének.
A szükséges dokumentumcsoportokat 3 fő részre bontottam plusz egy 0.-ra, a mire nyílt tender esetén nincs szükség.
0, Potenciális beszállítókról szóló dokumentumok
Az előző részben a tenderek fajtáinál megbeszéltük, hogy a nyílt tenderre a nyilvános kiírásnak köszönhetően bárki jelentkezhet, aki a feltételeket teljesíti.
Előnye, hogy megspóroljuk a beszállítók előválogatását, ugyanakkor a későbbi szakaszban jó sok problémát generálunk vele magunknak. Olyan cégek is jelentkezhetnek, akikkel valamilyen okból nem szeretnénk együtt dolgozni, ugyanakkor, az időnket rabolja ezeknek az ajánlatoknak az átvizsgálása.
Javaslom ezért, hogy inkább az elején szánjunk rá időt és végezzünk piackutatást a lehetséges beszállítók körében. A tenderkiírást csak azoknak küldjük el, akik az első rostán átmentek.
Mi alapján válasszuk ki a beszállítókat? Olvasd el a Hogyan válasszunk beszállítót című bejegyzésben!
1, Pályázati információk a tenderen résztvevőknek
Ebbe a dokumentumba kell összegyűjteni azokat az általános feltételeket, amik alapján a beszállító meg tudja ítélni, hogy szeretne-e indulni a tenderen. Ide tartoznak például:
- milyen időszakra vonatkozik az együttműködés
- milyen fizetési ütemezés várható
- milyen nagyobb mérföldkövek várhatóak az együttműködésben
- hogyan ellenőrzik a teljesítést
- milyen határidővel bírálják el a pályázókat
- milyen értékek és alapelvek, milyen mérőszámok alapján értékelnek
- elvárt engedmények, összeghez, futamidőhöz, vagy egyéb feltételhez kötve
2, Szerződéstervezet
Ebben a dokumentumcsoportba kell összegyűjtenünk a szerződéstervezetet, az Általános Beszerzési Feltételeket, Titoktartási nyilatkozatot, és minden olyan dokumentumot illetve dokumentumigényt, ami alapján a nyertes pályázóval megállapodunk.
3, Tenderkiírás
A legfontosabb része a dokumentumoknak, amire a legtöbb időt kell fordítani. A cégen belül több terület munkatársainak összefogása szükséges.
Tudni kell pontosan megfogalmazni, műszaki paraméterekkel a lehető legjobban leírni mit szeretnénk. Anyagok, termékek esetén ez viszonylag egyszerű. A probléma ott kezdődik, ha szolgáltatást, vagy szolgáltatást is tartalmaz a csomag. A szolgáltatások beszerzéséről később még lesz szó.
A dokumentumok előkészítésére a projekt kezdetén érdemes elegendő időt hagyni, mert az itt befektetett energia később többszörösen megtérül.
A következő részben a tenderajánlatok értékelési szempontjairól lesz szó.
Ha szeretnéd a beszerzésedet hatékonyabbá tenni, jelentkezz most az ingyenes online beszerzésfejlesztési minitanfolyamra!
Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó
www.facebook.com/megszallottbeszerzok
http://megszallott-beszerzok.blog.hu
