Azt már a korábbi bejegyzésben összefoglaltam, hogy mi az az 5 alapszabály, amire egy tender, vagyis egy versenyeztetési eljárás során figyelni kell. Viszont tudjuk, hogy minden projekt kritikus sikertényezője az előkészítési szakasz, ezért úgy gondolom, érdemes röviden végignézni, mire kell figyelni, mielőtt megnyomjuk a start gombot, annak érdekében, hogy ne kapkodás, és időpocsékolás legyen a végeredmény.

 5 fontos eleme van a tender előkészítő szakasznak:

1, Igényfelmérés

Mielőtt egy ekkora fába vágjuk a fejszénket, érdemes megnézni, hogy pontosan:

• milyen termékkörre vonatkozzon?
• milyen minőségi kritériumok mentén?
• milyen mennyiségben?
• milyen ütemezésben?
• milyen szállítási feltételekkel?
• milyen kiszerelésben van szükségünk például egy termékre?

Számtalan fontos elemet kell felmérnünk, a fentiek csupán a legalapvetőbb kérdések. Nem érdemes a felmérésen spórolni sem időben, sem energiában, mert egy téves vagy nem pontos, kapkodva végrehajtott felmérés teljesen félreviheti a tender várt eredményét. 

Arra is figyeljünk, hogy a felmérés mindig tényeken és a ne a munkatársak véleményén és megérzésein alapuljanak, bármennyire is szakértői a területüknek. Persze ahhoz, hogy adataink legyenek szükséges azt megelőzően némi adminisztráció, ami általában egyetlen munkavállalónak sem a szíve csücske. Mégis szükség van rá bizonyos mértékig.

2, Projekt csapat tagjainak kiválasztása, célok és határidők kitűzése

Azt, hogy mitől projekt egy projekt, nem szeretném részleteiben kifejteni, de az alábbi 3 elemre mindenképpen szükség van hozzá:

• cél
• csapattagok
• határidők

Mindegyik fontos, és bármelyikkel legyen is komoly probléma biztos a kudarc. Külön kiemelném a megfelelő csapattagok kiválasztását, hiszen az egész tendereztetés a kölcsönös és hatékony kommunikáción alapszik, ehhez pedig nem mindegy, milyen embereket választunk.

3, Jó minőségű tenderkiírás elkészítése

Nem véletlenül emeltem ki, hogy jó minőségű kiírást kell készíteni. Sok időt és energiát spórolunk meg vele, ha megpróbálunk a lehetséges beszállítók fejével gondolkodni, és a kiírásba belevesszük azokat az információkat, amire nagy eséllyel úgyis rákérdeznének.

Mit tartalmazzon mindenképpen a kiírás? Olvasd el Az ajánlatkérések 7 sikertényezője című cikkben.

4, Lehetséges partnerek körének felmérése

 A megfelelő beszállító kiválasztása időnként már a művészet kategóriát súrolja, annyi szempontot kell figyelembe venni, ha nem akarjuk később megbánni. 

Az, hogy a kért terméket, szolgáltatást tudja teljesíteni, alapvető elvárás, de fontos az is, hogy a beszállító megfelelő referenciákkal rendelkezzen, nem csak a termékek és szolgáltatások jó minőségével kapcsolatban, hanem munkamorálját, üzleti etikáját illetően is. Miért fontos ez? Tendereztetéssel hosszú távú együttműködés kialakítása a cél. Hogyan tudnánk hosszútávon eredményesen együtt dolgozni valakivel, aki nem tartja a szavát, vagy lóg a feje felett a NAV bárdja? Ezért aztán jobb előzetesen ellenőrizni, mint később meglepődni.

5, Lehetséges partnerekkel való kapcsolatfelvétel

Ide beletartozik az, hogy még mielőtt kiküldjük a kiválasztott néhány cégnek a tenderkiírást, felvesszük velük a kapcsolatot, és megtudjuk a választ az alábbi két kérdésre:

• Érdekli-e őket a feladat?
• Van-e szabad kapacitásuk a feladatra és az ajánlatadásra?

Ha mindkét kérdésre igen a válasz, kezdődhet a versenyeztetés. Na, nem először még nem a kiírás megküldésével, hanem a következőkkel:

• Alapvető tenderhez kötődő információk megadása (pl: célok, határidők)
• Titoktartási nyilatkozat aláirattatása
• Kapcsolattartók megadása mindkét fél részéről, mind műszaki, mint kereskedelmi oldalról

Ha ezek is rendben vannak, akkor most már tényleg átadhatjuk a stafétabotot (azaz a kiírás anyagát) a beszállítóknak és elkezdhetnek dolgozni az ajánlatukon. Azt azonban ne felejtsük el, hogy a sikeres tender titka a megfelelő dokumentáció.

Ha tetszett, ajánld ismerőseidnek is a bejegyzést és nyomj egy like-ot! Ha kíváncsi vagy további információkra is, látogass el a lenti linkre kattintva a Megszállott Beszerzők Klubja facebook oldalára is, és csatlakozz!

Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja