A címben szereplő kérdésre van egy rövid és tömör válasz. Nagyon körültekintően! De mégis mit jelent ez részleteiben? Milyen tényezőket kell figyelembe vennünk, ha a beszerzési folyamat előző lépése alapján megkerestük a lehetséges beszállítókat, és a rostán fennmaradt 3-5 beszállító közül döntenünk kell?

Két fő módszer létezik a kiválasztásra:

1, tendereztetéssel

2, a beszerző közvetlenül dönt a kérdésben.

Az első verziót általában szolgáltatásoknál, vagy hosszabb távú keretszerződéseknél használják, míg a másikat a kisebb összegű, napi szintű beszerzéseknél.

Most lássuk, mik a fő szempontok, amiket célszerű mindkét verziónál figyelembe venni árajánlat kéréskor:

1, Ár-érték arány

Az első és legfontosabb szempont. Szándékosan nem árat írtam. A beszerzés megújult szerepkörében egyre dominánsabb szerepet tölt be az árral szemben a legjobb minőség a legkedvezőbb áron szempontja. 

 2, Szállítási határidők

Kritikus pont minden  beszállító esetén. Persze, hogy jó áron szállít jó minőséget, de tudja a kért mennyiséget a kért határidőre?

3, Pénzügyi stabilitás, fizetési határidő

Nagyon fontos szempont, hiszen cégünk szavahihetősége múlik rajta. Érdemes a beszállítókat pénzügyi szempontból időnként ellenőrizni, nehogy meglepetés érjen bennünket. A kockázatmenedzsment egyre fontosabb része lesz a beszerzési folyamat előkészítő szakaszának.

4, Kapcsolattartás, reakcióidő, kommunikáció, ügyfélszolgálat

Bármilyen gondosan készítjük is elő a megrendeléseket, mindig marad olyan kérdés, ami a rendelés elküldése után jut eszünkbe, vagy azért, mert korábban nem gondoltunk rá, vagy mert  az igénylő terület szólt kissé megkésve. Nincs annál nagyobb bosszúság, mint mikor elküldtük a megrendelést, tudjuk, hogy a  beszállító megkapta, és onnantól egyszerűen elérhetetlen probléma vagy kérdés esetén. 

Bármikor történik ilyen, ne hagyjuk szó nélkül! Egyrészt neveljük vele a beszállítót, másrészt egyértelművé tesszük, hogy a beszerzési folyamatnak akkor van vége amikor a beszállító megkapta a pénzét. Vagyis minimum addig elvárjuk a megfelelő minőségű együttműködést. Persze ideális esetben a számla kifizetése után is fordulhatunk bizalommal a beszállítóhoz probléma vagy kérdés esetén, már persze ha ő is szeretne hosszú távon együttműködni velünk.

5, Termékpaletta

Minél nagyobb termék palettával rendelkezik egy beszállító, annál nagyobb esélye van arra, hogy hosszútávú kapcsolat alakuljon ki közöttünk. Annál nagyobb  esély van ugyanis a mennyiségi kedvezmények elérésére, és a beszállítónak is annál nagyobb valószínűséggel biztosít nagyobb profitot az együttműködés. A volumen növelésével egyre nagyobb mértékben számíthatunk különböző kedvezményekre. Fontos azonban, hogy kedvezmény alatt ne csak az árengedményt értsük. Számtalan más módja is van annak, hogy a partner plusz értéket adjon a megrendelés mellé. Ilyenek, pl. az ingyenes szállítás, tanácsadás, megnövelt fizetési határidő, plusz garancia nagyobb értékű termékek esetén, stb.

6, Referenciák

 Nézzük meg, hogy a cégnek vannak-e referenciái, és kérjünk kapcsolattartót, akit felhívhatunk.

 Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja