Sokszor elcsodálkozom azon, hogy magas pozícióban levő, sikeres emberek olyan emberien, közvetlenül és mások számára pozitívan reagálnak, ha üzleti kapcsolatba kerülsz velük, hogy felmerül a kérdés, ebben a pozícióban hogyan tudtak "ennyire emberek" maradni.

Aztán ott a másik véglet, amikor Kis Pista Tibor az XY cégtől, akiről még soha senki nem hallott, előadja, hogy ő a világ hetedik csodája. Aztán persze elvárja, hogy mindenki ennek megfelelően bánjon vele, értsd körülugrálja. (Közben, ha utánanézel és leellenőrzöd, hogy megfelelő partner -e a cégednek, fény derülhet érdekes dolgokra.)

Sok példát tudnék ezekre az esetekre említeni pro és kontra is, de most egy témakör, az árajánlatkérések köré csoportosítva igyekszem megragadni a dolog lényegét, és felvázolni, hogy mik azok az etikai és kommunikációs alapelvek, amiket nem árt betartani, ha azt szeretnéd, hogy a beszállítóid komolyan vegyenek, és jó ajánlatot adjanak, amivel költséghatékonyan tudsz működni, és hosszú távú kapcsolatokat építeni. Természetesen a beszállítókra nézve is vannak alapelvárások, amiket nem árt észben tartani.

Milyen etikai alapelvekre figyelj beszerzőként?

1, Ha árajánlatot kérsz és megkaptad, köszönöd meg!

Ok, tudom, hogy triviálisnak tűnik, de a tapasztalatok szerint mégsem az. Tudom, mindenkinek sok a dolga. Előfordul, hogy az ember ránéz, rögzíti a fejében, hogy megkapta, aztán hirtelen más dolga akad és elfelejti.

Erre van a levelezőprogramokban a feladat megjelölés.

Ha többször kérsz ajánlatot, akkor annyiszor jelezz vissza! Egyrészt udvariasságból, másrészt mert az ajánlatkészítés is munka. Ha nem becsülöd meg a másik ember munkáját, ne várd, hogy ő megbecsüli, esetleg még segíti is a tiédet.

2, Ha magas az árajánlat, kérdezz!

A kommunikáció általában akkor akad el, ha az egyik fél valamin megsértődik. Gyakran előfordul, hogy kapsz egy magas árajánlatot, és úgy érzed becsaptak. Ilyenkor lépsz tovább, és eszedbe sem jut, hogy visszakérdezz, jó értetted-e és a  beszállító is jól értett-e az ajánlatkérésedet, valóban az a termék vagy szolgáltatás lesz-e a megoldás a problémádra, és mit tartalmaz az ár pontosan, stb.

3, Ha döntöttél valaki mellett, a többieket is tájékoztasd!

Ha kiválasztottad a neked legjobban megfelelő árajánlatot, akkor jelezz vissza mindenkinek, akit megdolgoztattál. Úgy tisztességes. Ne mondd, hogy nem volt időd rá, másnak is ugyanannyi ideje van egy nap, mint neked!

4, Ha módosítást kérsz lehetőleg írásban tedd!

Ne várd, hogy a  beszállító majd lejegyzeteli a fél óráig sorolt új verziókat, mindkettőtök érdekében írásban kérj módosítást. Így nem kell senkinek sem emlékeznie az elhangzottakra.

5, Ne abból indulj ki, hogy a beszállító féláron is meg tudja csinálni!

Ha megkaptad az árajánlatot, ne abból indulj ki, hogy a kapott árajánlat felének feléből is megoldható. Ha rendesen elvégezted az ajánlat előkészítési munkáit, nem gyakori hogy olyan beszállítóval kerülj kapcsolatba, aki az adott ajánlattal szemben féláron is megoldja a feladatot úgy, hogy nem ront  a minőségen.

Persze beszállítóként sem árt, ha odafigyelsz az etikus üzleti magatartásra.

1, Ha nem adsz árajánlatot valamilyen okból, legalább szólj időben!

 A beszerzők halála, amikor az árajánlatkérés után se kép se hang, és a beszállító eltűnik, vagy legalábbis elérhetetlen.

2, Ha kérdésed van kérdezz, ne találgass!

Vannak beszállítók, akik azt gondolják, hogy az ő feladatuk a gondolatolvasás. Erre nagyon kevesen képesek, ezért szerintem hatékonyabb módja a vevő jobb kiszolgálásának, ha tőle kérdezzük meg, pontosan milyen problémára keresi a megoldást. 

Szándékosan nem azt írtam, hogy mit szeretne vásárolni, hiszen valószínűleg, de legalábbis jó esetben a beszállítónak jobban kell értenie az adott témához. Ezért ha a problémára kérdez rá, előfordulhat, hogy jobb megoldást tud javasolni, mint amire a vevő először gondolt. Ez a módszer sokkal hasznosabb, mintha ki akarod találni mit szeretne.

3, Ne hagyd le nagyvonalúan a járulékos költségeket és az ÁFÁ-t.

Nincs annál bosszantóbb, mint amikor az árajánlat nem tartalmaz minden költségelemet és apránként derül ki, hogy a végösszeg a duplája annak, mint amire az első olvasatra látszott. (összeszerelési költségek, szállítás, üzembe helyezés, csomagolás, elem, vagy akkumulátor, hogy működjön is a gép, stb. )

 4, Ha valamit leírtál az ajánlatba és megrendelik, akkor tartsd magad ahhoz!

Ha elszúrtad az árajánlatot a saját hibádból, akkor legyen benned annyi becsület, hogy a vevőre bízod, hogy hajlandó-e valami módon segíteni. Ha nem, akkor fogadd el, hogy ezt bebuktad, és nézd meg mit tudsz tenni annak érdekében, hogy még egyszer ne forduljon elő. De ha lehet, ne a megrendelőn verd el a port.

Tudom, hogy most mindenki bólogat, hogy hiszen ezt ő eddig is így csinálta, de biztos vagyok benne, hogy a szomszédod már látott olyat, aki találkozott már olyan vevővel, vagy beszállítóval, akinek nem ártana elolvasni ezeket a sorokat! Ha így van, nyugodtan küldd tovább neki a linket, hogy elolvashassa, hátha változtat a hozzáállásán.

Az etikus üzleti magatartás mellett van még néhány olyan tényező, amit egy beszállító kiválasztásakor illik figyelembe venni. 

Mi számít még az áron kívül egy beszállító kiválasztásánál?

Ha szeretnél hasznos ötleteket kapni a beszerzésed fejlesztésére, kérd az ingyenes tippeket!

Németh Eszter

Beszerzésfejlesztési tanácsadó

www.hatekonybeszerzes.hu

https://www.facebook.com/megszallottbeszerzok