Az éves terv hasznáról már olvashattál a 9 leggyakoribb időgazdálkodási hiba című bejegyzésben. De mégis milyen témákban érdemes éves tervet írni és miért hasznos ez neked?

1, Bevételek és költségek alakulása

 Minden vállalkozás számára létszükséglet, hogy megtervezze a következő évi várható bevételeit és kiadásait, és ezzel feketén fehéren kimutassa, hogy ha mindent a tervek szerint csinál várhatóan mekkora a profitot fog elérni. Miért fontos ez? A vállalkozást a profitszerzés érdekében indítja a legtöbb cég, nem csupán szórakozásból, de nem is a bevétel növelése érdekében. A legfontosabb mérőszáma a sikernek a profit. Ha nem készítesz éves tervet, nem fogod tudni, hogy jó irányba halad-e a céged, nem lesznek sarokszámok, amik év közben vezessenek, és szükség esetén figyelmeztessenek, hogy letértél az útról. A tervet persze év közben nagyobb horderejű változások esetén érdemes az új információk alapján pontosítani, aktualizálni.

Részletesség szempontjából minden vállalkozásnál a cégvezetőnek kell eldöntenie, hogy milyen mélységben van szüksége az információkra, de azt fontos szem előtt tartani, hogy minél részletesebben akarod felépíteni, annál több időt fog igénybe venni a terv karbantartása és kezelése. Itt is célszerű az arany középutat választani.

Egy egyszerűbb tervet bármelyik adatbázis kezelésre alkalmas programban készíthetsz (excel, accesss) de léteznek kifejezetten erre a célra készült programok is.

Ha kész a terv (legalább havi bontásban és negyedévenkénti összesítésben), már csak egy feladat marad, a tervhez képest rögzíteni kell a valóság számadatait, azaz a tényeket.

A sarokszámok alakulását érdemes grafikusan is megjeleníteni, így jobban látszanak a trendek és az azoktól való eltérés.

2, Cash-flow alakulása

A második fontos pénzügyi jellegű terv, amire egy vállalatnak szüksége lehet, -,még akkor is, ha nem multinacionális cég, hanem kis vagy közepes méretű vállalat-,  a pénzáramlás követése.

Miért fontos ez? Még egyébként nagy bevétellel rendelkező, jól menő vállalatokat is nyomorba dönthet, ha a sok megrendelést ugyan profi szinten teljesíti, majd kifizeti a beszállítóit és vár, vár és csak vár hónapokat, rossz esetben éveket, mire a jól végzett munka után megérkezik a bankszámlájára a pénz.

 A cash flow kimutatás segít abban, hogy előre jelezze azokat a hónapokat, amikor még a határidőre történő fizetés esetén is likviditási problémák adódnak. Ezekben az esetekben célszerű elgondolkodni a következőkön.

1,  a Vevőktől előleget kérni, de legalábbis a fizetési határidőt csökkenteni

2, a Beszállítóknál pedig pont az ellenkezőjét, fizetési határidő növelést elérni

Ezzel elérhetjük azt, hogy nem mi finanszírozzuk a vevőink működését és nem fog problémát okozni például a következő projekt anyagának megvásárlása vagy az adók befizetése. Ha van terv, előre látjuk a kritikus pontokat és a probléma megelőzhető. Ha nincs, vakrepülés folytatunk, és csak akkor vesszük észre az akadályt, amikor már orra buktunk benne.

3, Marketing akciók szervezése

 Értékesítés és marketing nélkül nincs üzlet! Kövessük nyomon, mikor melyik termékből mennyit szándékozunk eladni és az milyen akciók, tevékenységek sokaságán keresztül hirdetjük, ismertetjük meg a vevőkkel. (Ebben az esetben akción, nem a leárazott termék vevőre tukmálását értem!) Vagyis mit teszünk, hogy a vevők megtaláljanak minket. Hiú ábránd azt hinni, hogy a kedves vevő egyszer majd csak magától besétál és a több százezer cég közül pont minket talál meg, akkor is, ha nem segítünk neki ebben.

4, Beszállítói auditok, kiállítások

 Mivel a vállalkozás célja  profit, fontos eleme az éves tervezésnek a beszállítói menedzsment, aminek egyik sarokköve a beszállítókkal való kapcsolattartás. Ezt legegyszerűbben a beszállítóknál tett látogatással oldhatjuk meg, de ebben segítenek a kiállítások, vásárok, ahol lehetőség nyílik új beszállítók felkutatására, vagy a meglévő beszállítókkal való kapcsolatépítésre.

5, Egyéb ismétlődő feladatok, programok

 Minden vállalat életében vannak olyan feladatok, amik havonta, negyedévente vagy évente ismétlődnek. Mégis sokszor ezeket a feladatokat felejtjük el időben elkezdeni és ezek okozzák a fennakadást a munkamenetben, annak ellenére, hogy ezeket lenne a legkönnyebb nyomon követni.

• leadandó jelentések
• havi kimutatások, riportok, adatszolgáltatások (Hónapzáráshoz alapadatok, beszállítói elemzések, eredménykimutatások stb.)
• éves adatszolgáltatások (Környezetvédelmi Hivatal, NAV, stb)
• rendszeres megbeszélések
• képzések, tanfolyamok, tréningek, üzleti konferenciák
• ISO auditok

Kezd el most felépíteni a jövő évi terveidet, hogy a vakrepülés helyett, legalább néhány gyertyaláng jelezze az utat, hogy merre kellene tartanod.

A következő idézetet azoknak a figyelmébe ajánlom, akik még ezek után is úgy vélik, hogy a tervek feleslegesek:

“Semmilyen szél sem kedvező annak, aki nem tudja, milyen kikötőbe tart.” (Seneca)

Ha tetszett, ajánld ismerőseidnek is a bejegyzést és nyomj egy like-ot! Köszönöm!

Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja