Az előző bejegyzésben meghatároztuk a beszerzés fő szakaszait, és bár sokan azt gondolják, hogy a beszerzés a megrendeléshez kapcsolódó telefonhívással kezdődik, sok időt és energiát spórolhatunk meg magunknak, ha nem hagyjuk ki az előkészítési fázist. Nézzük, hogy mire érdemes odafigyelni az első folyamat szakaszban, az igények felmérésekor és mik azok a buktatók, amiket jobb, ha elkerülünk.
Furcsa módon ugyanis (vagy nem is olyan furcsán, ha valaki nemcsak hallott már előzetes tervezésről, hanem aktívan végzi is ezt a tevékenységet, legyen szó bármilyen területről) minél alaposabban végzed a folyamatnak ezt a részét, annál biztosabb, a siker a többi területen. Nem véletlen, hogy annyi helyen és olyan sokan hangoztatják a tervezés fontosságát. Furcsának egyébként általában azok találják, akik nem értik a lényegét és felesleges időhúzásnak gondolják, amit a beszerzők azért találtak csak ki, hogy akadályozzák a mesterembereket a munkájuk elvégzésében..
Az előkészítés első szakasza az igények felmérése. Sokszor nem is gondolnánk, mi minden múlik azon, hogy pontosan mérjük fel, mire is van szüksége a területnek.
Véleményem és tapasztalataim szerint, (és ez lehet, hogy nem egyezik a tudományos szakirodalmakéval) az alábbi tényezők minimum szükségesek a hatékony előkészítési szakaszhoz.
1, Kölcsönös kommunikációs szándék
Ez a legelső, legfontosabb. Mindkét félnek (az igénylőnek és a beszerzőnek is) akarnia kell kommunikálni. Nem elég, ha fél mondatokban beszélnek egymással, hiszen nem biztos, hogy a másik fél gondolatolvasó.
Nem jó hozzáállás az, ha a területen a munkatárs azt hiszi, hogy a beszerző feladata kitalálni, hogy ő mit szeretne pontosan, és az sem, ha beszerző nem próbál pontos információkat beszerezni, mondván, hogy nem neki van szüksége az anyagra. Egy cégen belül közös értékek és célok kellenek, és ezeket együtt kell megvalósítani. Ehhez persze szükség van kitűzött és leírt célokra és arra, hogy ezeket minden munkatárs ismerje, elfogadja és hajlandó legyen tenni érte.
2, Adatok összegyűjtésének szabályozása
A második fontos feltétel, hogy a munkatársak tudják, mi a menete az anyag vagy szolgáltatási igény jelzésének. Ehhez egyrészt kellenek a játékszabályok, másrészt ismét szükség van arra, hogy ezeket a dolgozók is ismerjék. (Már itt érdemes elgondolkodni a cégvezetőknek a belső képzések szükségességén.)
Ebben a pontban szabad lehetősége van a cégvezetőnek arra, hogy cégre szabottan alakítsa ki az igénybegyűjtés szakaszát a cégmérettől és a beszerzendő termékek és szolgáltatásoktól függően. Nyilván más rendszerre van szükség egy 10-15 fős cégnél, mint egy 70-80 fős középvállaltnál. Fontos lépés azonban az írásbeli rögzítés, bármelyik fél teszi is ezt.
Pár fős cégeknél elég lehet, ha a beszerző rendelkezik egy előre kialakított sablonnal, amire az igények adatait, akár azok szóbeli bemondása esetén is felvezeti. Nagyobb cégméret, nagyobb beszerzési volumen esetén érdemes megfontolni, hogy maga az igénylő töltsön ki egy nyomtatványt. Nyilván már itt felmerül a kérdés, hogy jó jó, de mégis mit írjunk egy anyagigénylő nyomtatványra? Erről a későbbiekben bővebben olvashatsz.
3, Engedélyezés
Már a munkatárs felvételkor fontos a hatáskörök tisztázása, hogy elkerüljük a következő két alapprobléma bármelyikét:
a, munkatárs nem meri megtenni, amit szükségesnek lát, mert azt gondolja, hogy nincs erre joga
b, a munkatárs teszi, amit gondol, mert nem tudja, mik azok a kontrollpontok, amikor már engedélyt kell kérnie a felettesétől, vagy konzultálnia kell valamelyik munkatársával
Gondolom, nem kell részleteznem, milyen súlyos problémák kerekedhetnek a fenti esetekből.
A beszerzőnek pontosan tudnia kell, hogy milyen típusú beszerzéseknél (ez lehet értékhatár függő, anyag vagy szolgáltatás típusától függő, vagy akár ennek kombinációja is) jogosult az igénylő engedély nélkül igényelni az anyagot, vagy szolgáltatást és ő, mint beszerző külön engedély nélkül rendelést leadni.
Miért különösen fontos ez a pont? Általános probléma egy cégen belül a cégvezetők és a munkatársak eltérő információs szintje. Ez teljesen természetes így, hiszen nyilván (legalábbis jó esetben) a cégről a cégvezető rendelkezik a legtöbb információval. Ő az, aki ismeri a cég anyagi helyzetét, a jövőbeli várható megrendeléseket, az adott vevő fizetési morálját, stb. Ezek mind befolyásolhatják, hogy a munkatárs által jelzett igényből valós rendelés lehessen.
Ez az első olyan kontrollpont, amikor a bankszámlánkról elszivárgó pénzt megfoghatjuk. Ezért az ehhez a ponthoz kötődő döntések vagy ezen döntések halogatása rossz esetben akár megalapozhatják a cégünk bukását is, úgy, hogy még csak nem is tudunk róluk. . Fontosnak tartom kiemelni, hogy ez a pont tipikusan azok közé tartozik, ami nem kívánságműsor, tehát a cégvezető jogköre, hogy legjobb belátása szerint szabályozza, vagy változtassa a folyamatot. (A bankszámla vékonyodását megelőzendő, további tippeket olvashatsz még a talált pénz dilemmái című kategória bejegyzéseiben.)
4, Rendszerezés
Azzal, hogy a munkatárs leadta az anyagigénylőt, vagy a beszerző a sablonra lejegyzetelte az igényeket nem ért véget a folyamatrész. Most jön -az engedélyezés után- a rendszerezés szakasza.
A beszerzés új kihívásairól szóló részben már érintettük a keretszerződések témáját és a beszállítók számának csökkentését, mint stratégiai feladatot. A rendszerezés ezt a célt szolgálja. Azzal, hogy témánként csoportosítjuk a beszerzendő tételeket, lehetővé tesszük, hogy egy beszállítótól több tételt rendeljünk egyszerre, és így jobb árat és feltételeket érjünk el.
Ezzel a négy ponttal elérkeztünk a következő szakaszhoz, a beszerzési források felkutatásához, melyről a következő bejegyzésemben olvashatsz.
Ha tetszett a bejegyzés, oszd meg, ajánld ismerőseidnek is és nyomj egy like-ot, támogatva ezzel a munkámat! Köszönöm!
Németh Eszter
