Manapság egyre elterjedtebb a beszállítók kiválasztásakor a tendereztetési vagy magyarul a versenyeztetési eljárás. A célja, hogy a lehetséges szállítók ajánlatainak versenyeztetésével és összevetésével, a vállalat csökkentse az anyagok és szolgáltatások beszerzésével kapcsolatos kockázatát, és a legjobb ár-érték arányú szállító kiválasztásával jelentős megtakarítást érhessen el.

Ahhoz, hogy valóban hatékony és eredményes legyen egy tendereztetés, nem árt legalább az alábbi alapszabályokat betartani.

1, Kezeld projektként!

A tendereztetés egy folyamat, amit projektként kell kezelni. Ha nem így teszel, nem hozza a várt eredményt. Mit jelent ez pontosabban? Tervezd meg!

• Mi a célja?
• Milyen termékekre vonatkozzon?
• Mennyi idő van rá?
• Milyen ütemterv mellett lehet tartani a határidőt?
• Kik vesznek részt a versenyeztetésben a cégen belül?

2, Előzze meg igényfelmérés!

Gyűjts tényeket, adatokat, ne hagyatkozz a megérzésekre! Mérd fel, mik azok a termékcsoportok, amikre leggyakrabban szüksége van a cégnek és milyen mennyiségben.

3, Csak stratégiai termékekre indítsd tendert és bizonyos érték alatt ne pazarold rá az időd!

Az előző pontban szereplő felméréshez tartozik, de fontosnak tartom kiemelni, hogy mivel a tendereztetés egy hosszabb folyamat, időt és energiát igényel. Ha pár filléres dolgokat akarsz nem túl nagy mennyiségben tendereztetni, lehet, hogy a leves többe kerül, mint a hús, és amit megnyersz a sikeres tendereztetés végén, azt a tendereztetés során sokszorosan elpazaroltad.

4, Legalább 4-5 szállítót hívj meg rá!

Csak akkor van értelme, és akkor lehet eredményes, ha legalább  4-5 beszállítót meghívunk. Arra azért figyelni kell, hogy minél több a jelölt, annál több a munka is, hiszen annyi partnerrel kell folyamatosan tartani a kapcsolatot, válaszolni a kérdéseikre, elolvasni és kiértékelni az ajánlatukat, behívni őket a műszaki és kereskedelmi feltételek egyeztetésére, tájékoztatni őket a folyamat állásáról majd a végén az eredményről értesíteni.

5, Szánj időt a megfelelő minőségű dokumentáció elkészítésére!

Nincs annál bosszantóbb, mint amikor a lehetséges szállítók oldalszámra küldik vissza a kérdéseket, amiket egy kis gondolkodással magunk is beleírhattunk volna a kiírás megfelelő részébe. Nem csak a saját, de a partnereink idejét is pazaroljuk vele, és egy idő után komolytalanná válhat az egész eljárás.

+1 Legyen a végén érdemi döntés, ne túráztasd feleslegesen a beszállítókat!

Ha szeretnéd, hogy azok a beszállítók, akik részt vettek a kiválasztásban, később is szívesen működjenek együtt veled, tartsd be a fair play  szabályait és legyen nyertese a pályázatnak. Ha ugyanis eredmény nélkül zárul, mindenki feleslegesen dolgozott a saját céged munkatársait is beleértve.

Ha érdekel milyen előkészítő szakaszai vannak egy tender elindításának, olvasd el a sorozat hamarosan megjelenő következő cikkét is.

Ha szeretnéd a beszerzésedet hatékonyabbá tenni, jelentkezz most az ingyenes online beszerzésfejlesztési minitanfolyamra!

Németh Eszter

Beszerzésfejlesztési tanácsadó

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Fotó forrása: Flickr.com