A kockázatkezelés definíció szerint egy megelőző tevékenység. Vagyis olyasmi, amit a legtöbb ember, mind a magánéletében, mind az üzleti életben szeret halogatni, s ezzel pont a lényegét veszíti el a dolog.
Nem tudjuk megelőzni a bajt. Márpedig a problémák jönnek, és nincsenek tekintettel arra, hogy épp nem volt időnk felkészülni, és foglalkozni velük. Jönnek, és az fájni fog, ha nem készülsz fel megfelelően!
Ha nem akarsz így járni, olvasd el, mit tehetsz a beszerzés területén, hogy megelőzd a pofonokat!
Mivel a kockázatkezelés célja a kockázatok kezelése, elkerülése, vagy csökkentése az beszerzés előkészítő szakaszában játszik nagy szerepet.
Milyen lépéseknél kell, hogy gondoljunk rá és mit gondoljunk végig?
1, Beszállítók felkutatása
A beszállítók keresésénél kezdődik az egész. Ugyanúgy, ahogy a munkatárs felvételkor, itt is alaposan meg kell néznünk kivel állunk szóba. Még mielőtt árajánlatot kérünk, jó, ha utánanézünk a cégnek a cégjegyzék.hu oldalon, mely ingyenes adatokat szolgáltat a vállalkozásokról.
- Létezik a cég?
- Vannak munkavállalói?
- Van ellene eljárás?
3 olyan kérdés, ami apróságnak tűnhet, de hidd el, hogy nem az! Biztos, hogy fantom cégekkel akarsz együttműködni? Biztos, hogy a feketegazdaságot akarod támogatni, hogy helyettük is adózhass? Biztos, hogy részt szeretnél venni egy partner elleni NAV ellenőrzésben? Szerintem nem. Ilyen egyszerű. Nézz utána! De ne akkor amikor, már baj van, hanem gondolkodj előre!
2, Árajánlat valóságtartalma
A beérkező árajánlat elbírálásakor, érdemes utána gondolni a következőknek:
- Biztos, hogy aki fél áron ajánlja ugyanazt a terméket vagy szolgáltatást, mint egy másik pályázó, az ugyanazt a műszaki tartalmat és minőséget tette az ár mögé? Tudod: ár - érték arány!
- Biztos, hogy aki most minden megígér, és roppant együttműködőnek mutatkozik, az reklamáció vagy kérdés esetén is azonnal rendelkezésre áll, vagy a megrendelés aláírása után eltűnik, mint szürke szamár a ködben, és nem hatja meg, hogy neked sürgős és fontos a téma.
- Tuti biztos vagy benne, hogy fele idő alatt tudja ugyanazt produkálni, mint a másik beszállító?
Jobb, ha referenciát kérsz, és ezt le is ellenőrzöd, így nem érhet meglepetés.
3, Megrendeléskor
Nagyobb összegű megrendeléskör, köss szerződést. Gondold végig, hogy a nem teljesítés, vagy a nem megfelelő teljesítés, esetleg határidőcsúszás milyen következményekkel járhat a cégednek és köss szerződést, amely a fenti esetekben keletkező károdat fedezi. Erősen javasolt valódi, adott területen szakértelemmel rendelkező ügyvéd segítségét igénybe venni.
4, A bizalom alapja a kontroll
Már meglévő beszállítókat sem árt néha ellenőrizni a fenti módszerekkel.
Ha fennáll a veszélye, hogy már megkötött szerződés esetén a beszállító nem tud teljesíteni, vagy csak késve, érdemes annak a lehetőségét megvizsgálni, hogy menet közben hogyan lehet másik beszállítóval helyettesíteni az okozott károk korábbi nem teljesítő beszállítóra hárítása mellett.
A másik lehetőség, hogy közös erővel, a beszállítóval együttműködve keresünk megoldást a helyzet megoldására, úgy, hogy egyik fél se járjon rosszul, például a teljesítés átütemezésével. Természetesen ez nem minden esetben működőképes megoldás a részünkről.
Ehhez persze folyamatosan nyomon kell követni a megrendelt áruk, szolgáltatások teljesítési szintjét és időben kell lépni. Az sem árt, ha vagyunk olyan kapcsolatban a beszállítóval, hogy ő maga jelezze, ha probléma adódik. Ez mindkét félnek hasznos lehet.
Ha tetszett, ajánld ismerőseidnek is a bejegyzést és nyomj egy like-ot! A Klubhoz a lenti linkre kattintva csatlakozhatsz!
Ne feledd! A kockázatkezelés megelőző tevékenység!
Németh Eszter
