A minap véletlenül találkoztam egy rendezvényen egy ismerősömmel, aki kutyakiképzéssel foglalkozik. Rögtön feltűnt, hogy bár nem egy kutyával érkezett a csapat, sőt a többség több kutyával egyszerre, nyoma sem volt az őrült rohangálásnak, kapkodásnak, idegeskedésnek és veszekedésnek.
Mindenki tudta a dolgát, és mindenki magas színvonalon végre is hajtotta a maga feladatát.
Ezen elgondolkoztam kicsit, és összevetettem azzal, ami egy zűrösebb napon egy beszerzési részlegen, vagy egy beszerző életében megtörténhet. Rohangálás, kapkodás, vita, reklamáció, módosítások, SOS ügyintézések, stb. Ha ezek a tünetek nálatok is jelen vannak, gondolkodj el azon, hogy mik azok az eszközök, és alapelvek, amik egy beszerzési rendszer felépítésében vagy fejlesztésében közös elemként épp olyan hasznosak, mint egy kutyakiképző eszköztárában.
Ha nincs kedved gondolkodni, olvasd el, én mire jutottam!
Fotó: Sümegi Klára
Mi az az 5 alapelv, ami nélkül nincs hatékony kutyakiképzés, de hatékony beszerzési rendszer sem?
1, Szabályok, amiket kivételesen betartunk és betartatunk
Ha mindeni a saját feje után megy, azt káosznak hívják. Vannak, akik szerint ez egy rendkívül szórakoztató dolog, de ha cégvezető vagy, nem engedheted meg magadnak, hogy a káosz legyen úrrá a cégeden.
Mit tehetsz ez ellen? Alkosd meg a saját beszerzési szabályaidat! Mielőtt még legyintenél, hogy ez csak a multiknak való, te nem érsz rá erre, gondold végig a következőt!
- Hányszor keresnek meg a beosztottaid azzal, hogy nem tudják, egy adott helyzetben mikét cselekedjenek?
- Hányszor fordult elő, hogy ugyanazt az utasítást, amit te alapvetőnek és mindenki által tudottnak gondoltál, újra és újra el kellett ismételned?
- Hányszor kívántad azt, hogy bárcsak mindent te csinálhatnál, mert akkor lennél nyugodt, hogy rendben van a dolog?
Ha ezek közül a lehetőségek közül az elmúlt hónapban legalább egy előfordult, akkor nálatok a beszerzési rendszeren lyukak vannak.
Mi az a szabály?
Leírt, elvárt közösen elfogadott viselkedési mód, adott helyzet megoldására.
Tehát a rossz hírem az, hogy:
- Le kell írni. Miért? Hogy ne kelljen századszor is elmondanod.
- Meg kell ismertetni mindenkivel, és el kell velük fogadtatni.
- El kell várni, vagyis figyelni, hogy eszerint cselekednek-e az embereid.
Mik lehetnek ezek a szabályok?
- Ár elsőbbsége helyett az ár-érték arány figyelembevétele
- Ismerősök ismerőseinek beszállítói helyett, kipróbált, bevált hosszú távon is együttműködő partnerek
- Kölcsönös előnyökön alapuló együttműködés favorizálása
2, Rendszeres tréning
Az még önmagában, hogy mi cégvezetőként felállítottuk a szabályokat nem garancia arra, hogy a munkatársak eszerint fognak cselekedni. Főleg, ha nem is tudnak róla.
Honnan fogják megtudni? El kell nekik mondani. Nem akkor, amikor száz más dologra figyelnek, hanem apránként, egy tréning keretében.
Ha hetente egy olyan szabályt, elvet kitalálsz és leírsz néhány héten keresztül, amit hasznosnak találsz a céged működése szempontjából, és ezt azon a héten le is oktatod a dolgozóknak, 2-3 hónap alatt kész lesz a rendszered alapja.
3, Motiváció
Ha a munkatársaid csak a főnöki parancsot és nem a számukra is megfogható, értelmezhető és reális előnyöket látják a szabályokban, ne várd, hogy megcsinálják. Nem mondom, hogy adj nekik jutalomfalatokat, mint a kutyakiképzésen, de találd meg a módját, hogy önként együttműködjenek. Tudom, ez nem egyszerű, de azért vagy te a cégvezető, hogy az ehhez hasonló feladatokat is megold. Nincs annál rosszabb egyik félnek sem, amikor hajcsár módjára kell a vezetőnek a másik fél mögött állni, és noszogatni.
4, Ellenőrzés
A bizalom alapja a pontos elszámolás. Az elején többször, aztán egyre kevésbé, de soha meg nem szűnően a munkatársakat ellenőrizni kell. Ezért érdemes olyan szabályokat felállítani, amik kézzelfoghatóak, mérhetőek, ellenőrizhetőek.
5, Ismétlés és következetesség
Azt mondják, hogy ismétlés a tudás anyja. Azt a tudást, amit az ember nem használ egy ideig, elfelejti. Ha csak fellángolás az egész, és pár hét után abbahagyod, majd ismét meggondolod magad és újra kezded a rendszerépítést, akkor hiteltelenné válsz. A következő alkalommal nem fognak komolyan venni.
Ezért csak akkor állj neki rendszert építeni, ha valóban elkötelezted magad a cél mellett. Kutyát sem lehet úgy edzeni és tanítani, hogy néha csinálom, néha meg nem.
Ha tetszett a cikk, ajánld ismerőseidnek is!
Kutyakiképzéssel kapcsolatban további információt kaphatsz Kruzslicz Anitától, ha pedig a beszerzésedet szeretnéd fejleszteni, csatlakozz a több, mint 800 cégvezetőhöz, beszerzőhöz, akik már tagjai a Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubjának, ha pedig végképp eleged van már cégvezetőként a beszerzésed szervezetlenségéből olvasd el a kis és középvállalkozóknak szóló Beszerzési 1x1-et!
Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó
Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja
