Milyen szempontokat vegyél figyelembe, ha azt szeretnéd, hogy a beszerzésed ne egy szerencsejáték automata legyen, ami csak nyeli a pénzed?

Az emberek többségében kétféle kép él a beszerzőkről és a beszerzésről. Az egyik verzió szerint a beszerzés abból áll, hogy a beszerző beszalad a boltba, levesz pár csavart a polcról, majd visszaballag a cég raktárához. Semmi extra, bárki meg tudja csinálni, ugye? A másik hétköznapi nézőpont a beszerzőt egy kufárral azonosítja, aki egész nap alkudozik és mindig még olcsóbban akar mindent megszerezni.

Holott beszerző és beszerző között is van különbség, ahogy beszerezni is sok mindent lehet és sokféleképpen.

A beszerzés megváltozott szerepéről már esett szó, de mi alapján csoportosíthatjuk a beszerzendő dolgokat és egyáltalán miért van erre szükség? A beszerzés hatékonyságát nagyban javíthatja, ha a beszerzendő dolgokat csoportosítjuk. Persze nem akárhogyan.

A legalapvetőbb csoportbontás az anyag, eszköz és a szolgáltatás. Ezzel gondolom nem mondtam újat, viszont ez a fajta csoportosítás nem is segít sokat a hatékonyság javulásán.

Mivel a beszállítókkal való kapcsolat legalább olyan fontos erőforrása a vállalatnak, mint a saját dolgozóinak a tudása, a beszerzendő termékeket is érdemes ezzel összefüggésben, illetve a  termékekhez kötődő beszerzési kockázat szempontjából vizsgálni.

Nem mindegy ugyanis, hogy az a termék vagy szolgáltatás milyen könnyen, mekkora energiaráfordítással szerezhető be.

4 fő csoportot érdemes elkülöníteni:

1, Rutin beszerzések

Kis egyedi értékű, cég működése szempontjából nem létfontosságú tételek. (pl. irodaszer, irodatakarítás) Ez nem az a terület, ahol a beszerzés a cég versenyképességét jelentősen javíthatná. Célszerű ezeket a tételeket keretszerződésekkel lefedni, és a beszerzési folyamatot a lehető legjobban automatizálni. A beszállítói oldalról nézve egy stabil könnyen kiszámítható vevőt kap az a beszállító, aki ebben támogatja partnereit.

2, Stratégiai beszerzések

Az előző kategória ellentettje azoknak a termékeknek a csoportja, melyek a vállalat működése szempontjából létfontosságú tételeket tartalmaznak, és értékük is jelentős a cég összbeszerzési értékéhez viszonyítva. Ugyanakkor kockázat szempontjából is magas besorolást kapnak, hiszen hiányuk akár a termelést is megbéníthatja. Ez a termékcsoport kihívás, mind a beszerző. mind a beszállító szempontjából. Ezen termékcsoportoknál érdemes beszerzői szempontból a késedelmi kötbér és egyéb felelősségi tényezőket nagyon jól átgondolni, és pontosan rögzíteni, hiszen probléma esetén sok múlhat a jogi fordulatokon.

3, Befolyásolható kategória

Olyan tételek, melyek beszerzése nem okoz ugyan gondot, alacsony kockázattal bír, ugyanakkor összértéküket tekintve jelentős részt képviselnek a cég beszerzési értékén belül.

Beszerzés szempontjából jelentős megtakarítási lehetőséget rejtenek magukban az ebbe a kategóriába tartozó tételek.

4, Szűk keresztmetszetet jelentő tételek

Az egyik legproblémásabb kategória, kis összértékkel valamint jó sok problémával és kockázattal a beszerzés során. Minden beszerző rémálma, hiszen itt sikernek az számít, ha határidőre sikerül a terméket beszerezni. 

 Mi a jelentősége ennek a csoportosításnak?

1, az egyes típusokba tartozó termékek beszállítóval másképpen kell kommunikálni, hiszen más a függőségi viszony.

2, az egyes termékeket másképpen kell kezelni prioritás szempontjából, hiszen nagyon nem mindegy, hogy egy golyóstoll nem érkezett meg időben vagy egy termeléshez elengedhetetlen tétel.

3, a belső vevőket is másképp kell kezelni reklamáció esetén, hiszen nem mindegy, hogy ki és miért reklamál.

A fenti csoportosítás Krajlic 1983-as modelljén alapszik, és a mai napi gyakorlati hasznát látja minden vállalkozás, amely elvégzi a fenti csoportosítást, és eszerint kommunikál a beszállítóival.

A Krajlic modell elméleti háttere után érdeklődők, további információkhoz juthatnak itt és itt, valamit Vörösmarty Gyöngyi és Tátrai Tünde Beszerzés című könyvéből.

Ha tetszett, ajánld ismerőseidnek is a bejegyzést és nyomj egy like-ot! Köszönöm!

Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja