Nem reprezentatív felmérés alapján a vállalkozások túlnyomó többségében a munkatársak egyetlen másik szót sem gyűlölnek annyira, mint az adminisztráció szót. Már a szó hallatán is elfogja őket az undor és kiveri őket a víz. Fennen hangoztatják megvető hangsúllyal, hogy már megint minek ez az egész felesleges nyűg, és hogy nem azért jöttek dolgozni, hogy felesleges papírokat és táblázatokat töltögessenek.
Mi értelme van az adminisztrációnak, ha van egyáltalán? Milyen szintű adminisztráció indokolt, és mi az a mennyiség, ami már valóban a hatékony munkavégzés gátjává válhat? Örök kérdések minden cégnél, és nincs is rájuk egyetemesen igaz válasz. Illetve az egyetlen minden cégnél alkalmazható és igaz válasz erre a kérdésre a következő: Az attól függ..
De mitől is?
Sajnos ez nem az a kérdés, amit a folyamat elején lévők meg tudnának válaszolni. Az attól függ, mi a folyamat végén levő munkatársak információ igénye.
Milyen adatok nyerhetőek ki? Mely fő mérőszámokat érdemes ellenőrizni a beszerzés kapcsán? Az alábbi 8 mérőszám viszonylag egyszerűen, kevés adatból előállítható, drága szoftver nélkül, akár egy egyszerű táblázatban is. Ugyanakkor rendszeresen követve és a változásokat elemezve hasznos információhoz juttathatja a beszerzőket és a cégvezetőket is. A fenti adatok információval szolgálnak nem csak a vállalat működésével kapcsolatosan, de a beszerzés munkájával kapcsolatban is.
Milyen adatokat érdemes például követni a beszerzésben?
1, Összes beszerzési volumen
2, Adott beszállító éves számlázott összege
3, Megcélzott fizetési határidő és elért fizetési határidő
4, Beszállítók száma
5, Legnagyobb beszállító
6, Reklamációk száma beszállítónként
7, Megrendelések száma
8, Elért árengedmények összege az összes megrendeléshez viszonyítva
Fontos azonban, hogy a cégvezetők egyértelmű elképzeléssel rendelkezzenek arról, hogy milyen mérőszámokat akarnak követni, és ezek hasznosságáról tájékoztassák a beszerzőket is. A hasznos információk ugyanis csak akkor érhetőek el, ha hosszabb távon is vezetjük a táblázatot a kívánt adatokkal. mint minden tevékenység során, itt is fontos a rendszer és a rendszeresség, csak így érhető el, hogy a mindennapi kapkodás, és az operatív feladatok helyét átvegye a stratégiai gondolkodás, és a stratégiai beszerzés.
Ti milyen mérőszámokat követtek és elemeztek rendszeresen?
Németh Eszter
