Gyakran elhangzik az a javaslat, hogy megbeszéléseken, telefonhívások alkalmával jegyzeteljünk. Nem mindegy azonban, hogy hogyan tesszük ezt. Ha gyakran veszel részt megbeszéléseken, tárgyalásokon, vagy kényszerülsz hosszadalmasabb telefonhívásokat lebonyolítani, segítségedre lehet, ha az alábbi szempontokat átgondolod, a különféle módszereket kipróbálod és számodra legmegfelelőbbet alkalmazod! Egyik módszerről a másikra áttérni általában nem egyszerű, eleinte többnyire kényelmetlen és szokatlan, de sokszor megéri fejleszteni a jegyzetelési technikánkat és haladni a korral.

 1, Miért jegyzeteljünk?

Minek ez az adminisztratív nyűg már megint, úgyis emlékszem rá miről beszéltünk.- gondolják sokan. Vagy mégsem?

Milyen előnyei vannak, ha nem hagyatkozol kizárólag a saját vagy mások  memóriájára?

• tehermentesíti az agyadat
• rendszerezi a gondolataidat
• új ötleteket adhat
• segít, hogy ne kelljen minden apróságra emlékezned
• lehetőséget ad arra, hogy pontos adatokat, dátumokat visszakeress, ha később szükséges
• bizonyítékul szolgálhat

Mikor tanácsos jegyzetelni?

• megbeszéléseken
• tárgyalásokon
• képzéseken, tanfolyamokon
• telefonálás előtt és közben
• napközben, ha hirtelen eszedbe jut egy jó ötlet, vagy egy jó megoldás az egyik folyamatban levő projektre, feladatra

Hogyan jegyzeteljünk?

• legegyszerűbb kézzel írva egy füzetbe
• ha megoldható technikailag számítógépen valamilyen programba
• sokan elfelejtik, de a jegyzetelés egyik formája az is, ha diktafonra, vagy a telefonod hangrögzítőjére röviden felmondod a fontosabb dolgokat, pl kocsiban ülve, vagy ha a többi módszer nem használható

Mire jegyzeteljünk?

Ma már számtalan megoldás létezik mind a papír alapú, mind az elektronikus verzióra. Az, hogy ki melyiket használja egyén és feladatkör függő is. mindegyiknek van előnye hátránya. Papír alapon a legtöbben az alábbi megoldásokat használják:

• jegyzetfüzet
• üzleti naptár
• előre nyomtatott jegyzetelő lap
• Outlook feladatkezelőjéből kinyomtatott sablon
• sima  A4-es nyomtatólap
• Post-it
• mindenféle színű és formájú fecni

 Elektronikusan a leggyakoribb programok:

• jegyzettömb 
• office word 
• office word előre gyártott sablon
• office excel előre gyártott sablon
• One Note
• Evernote
• diktafon
• mobiltelefonok hangrögzítője

Mit jegyzeteljünk le?

Ez minden esetben témakör és helyszínfüggő, ezrét csak két példát írok le.

Tárgyalásokon, megbeszéléseken mindenképpen írjuk fel, hogy mikor volt, ki vett részt rajta, mi volt a téma, mi lett az eredmény, milyen feladatokban, döntésekben állapodtunk meg. 

Telefonhívásoknál, fontos felírni, hogy kivel. mikor. mit beszéltünk meg, vagy miről szeretnénk beszélni. A hívás előtt érdemes egy gyors listát írni arról, hogy milyen pontokat szeretnénk megbeszélni és miről nem akarunk beszélni, illetve, hogy mi a megbeszélés célja.

Ti milyen jegyzetelési módszereket és eszközöket használtok? Írjátok meg kommentben!

Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja