Nemcsak a telefon tudja az őrületbe kergetni a 21. századi vállalkozókat és munkavállalókat, hanem a másik legelterjedtebb kommunikációs eszköz, az email is. Bizonyos munkakörök elképzelhetetlenek jelentős email forgalom nélkül. Értékesítők, beszerzők, cégvezetők tonnaszámra kapják a leveleket naponta. Mint minden technikai vívmány, ez is csak akkor hasznos igazán, ha tudjuk, hogyan használjuk, és itt, most nem arra gondolok, hogy valaki képes rá, hogy megírjon egy mai kor szinvonalának megfelelő, használható emailt, hiszen ez ma már minden munkakörben, sőt a privát levelezésben is elvárás.

Ha a te postafiókodat is elárasztják a levelek, próbáld ki a lenti tippeket, hogy ne csak a hátrányait, hanem az előnyeit is megtapasztald az elektronikus postának.

1, Ne válj függővé!

Bizonyos emberek úgy hozzászoktak az emailek folyamatos olvasgatásához és ellenőrzéséhez, hogy fizikai kényszert éreznek arra, hogy legalább 5 percenként megnézzék, nem kaptak-e új levelet. Ha te is ezek közé az emberek közé tartozol, ideje elvonókúrára fognod magad. 

Nem tudom feltűnt-e már, de valahogy az idő emailezés közben felgyorsul. Megnézed a leveleket, mondván, hogy csak egy perc, és azt veszed észre, hogy egy fél óra már el is röppent az életedből. Ha naponta 20-30 szor nézed meg a levelező rendszeredet, az azt jelenti, hogy napi 4-5 órát is ezzel töltesz, vagyis a hasznos munkaidőd, vagy otthoni levelek esetén a szabadidőd nagy részét elpazarolod.

2, Napi 4-5 alkalomnál többször ne nézd meg!

Talán az ügyfélszolgálatokat kivéve, nehéz olyan munkakört elképzelni, ahol ne lenne elég napi 4-5 email ellenőrzés. A többségünket nem azért fizetik, hogy az emailjeinket olvasgassuk, bármennyire is úgy tűnik, mintha eközben bőszen dolgoznánk. Az email többnyire valamilyen feladatot, információt tartalmaz, és az igazi feladat nem az email olvasása, hanem a benne foglaltak megoldása. Ha azzal töltöd az idődet, hogy az emaileket olvasol, az időd ugyan eltelik, de a feladatok biztosan nem fognak elkészülni.

3, Rögtön dönts a sorsa felől, ha egyszer megnyitottad!

Nincs nagyobb időpocsékolás, mint sokadszorra nyitni meg és olvasni el ugyanazt a levelet anélkül, hogy érdemben tettünk volna vele valamit.

Ezért ha egy emailt megnyitsz, tedd szokásoddá, hogy azonnal döntesz a sorsa felől! Milyen döntéseket hozhatsz?

1, spam - törlés ( bár a legtöbb levelezőrendszer ezeket szerencsére már szűri)

2, csak információt tartalmaz, nincs vele feladat - ha fontos lehet később is, ments le egy mappába valamilyen beszédes néven, hogy később szükség esetén megtaláld

3, informciót kér - ha gyorsan megy, válaszolj, ha nem jelöld meg olvasatlanként és válaszolj rá később, esetleg, ha olyan kérdést tartalmaz, amire sablon választ lehet adni, akkor másold be azt. (lásd 5-ös pont)

3, feladatot tartalmaz - ez három verzióban lehet többnyire

• Neked kell megcsinálnod
• Valakivel együtt neked kell megcsinálnod
• Kioszthatod másnak, mert nem te kellesz hozzá feltétlenül

4, meghívót tartalmaz - ellenőrizd a naptárad, hogy ráérsz-e, és döntsd el, hogy ott akarsz-e lenni, vagy ott kell-e lenned. Jelezz vissza a szervezőnek a döntéseddel kapcsolatban és mentsd le a naptáradba vagy írd be az asztali naptárba.

Persze dönthetsz úgy is, hogy még később visszatérsz a levélre, de ha lehet, ez legyen a legritkább verzió, hiszen ezzel csak tolod magad előtt a feladatot. Ilyenkor célszerű olvasatlanként megjelölni a levelet, vagy feladattá alakítani és határidőt tenni mellé, így nem fogod elfelejteni. 

4, Ha olyan feladatot végzel, ami koncentrációt igényel, zárd be az outlookot, vagy a böngészőt.

Amikor aktív, koncentrációt igénylő feladatot csinálsz, zárd be az outlookot és halkítsd le a telefont, így hatékonyabban tudod elvégezni a feladatot, hiszen csökkented a zavaró tényezők lehetőségét. 

5, Legyenek, automatikus vagy sablon válaszok!

Vannak olyan esetek, amikor egy emailben foglalt feladat megoldása több időt vesz igénybe. Ilyenekor célszerű visszajelezni a levél feladójának, hogy például hány napon, órán belül várhatja a választ, vagy, hogy további információra van szükséged és hamarosan küldöd a kérdéseidet. Ezeket a leveleket megírhatod előre, és sablonként elmentheted. Így nem kell minden egyes hasonló választ újra és újra megfogalmaznod.

Ha megtanulod a megfelelő technikát az emailjeid kezelésére, és kialakítod a saját munkakörödhöz leginkább passzoló rendszert, sokkal hatékonyabban fogod végezni a munkád és csökkented a rád nehezedő stresszet is.

Ha tetszett a cikk, kérlek oszd meg azokkal az ismerőseiddel is, akik szintén hasznos ötleteket meríthetnek belőle.

 Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja