Ugye te is ismersz olyan embereket a jelenlegi vagy korábbi munkahelyeid egyikéről, akik fáradhatatlanak tűnnek, ha munkáról volt szó? Közös bennük, hogy nem azt nézik hétfő van-e vagy péntek, hanem belevetik magukat a munkába, és sokszor több ember feladatát is elvégzik ugyanannyi idő alatt. Mi történik, amikor egy vezető felfedezi, hogy van egy ilyen embere?

Ad neki feladatot, és figyel. Mivel a munkatárs remekül megoldotta, a sikerre való tekintettel kap még egyet és még egyet és még egyet. A vezető kezdi azt érezni, hogy na ezzel az emberrel megfogtam az isten lábát, és onnantól kezdve, minden kényes, bonyolult, vagy sürgős feladat ennél vagy jobb esetben ezeknél az embereknél landol. 

Mi történik az ilyen emberekkel egy idő után?

• a többi munkatárs elkezdi nem szeretni őket, hiszen a főnök kedvencei lesznek (rossz esetben megkezdődik az aknamunka)
• egyre több és több feladatot kapnak, míg egyszer csak hibáznak, vagy nem teljesítenek úgy, mint korábban
• kezdenek kimerülni és egyszer csak megbetegszenek vagy elegük lesz az egészből és felmondanak, még akkor is, ha egyébként szeretik a munkájukat

Mit tehet ebben a helyzetben egy vezető, mikor delegálja a feladatokat és mit tehet a fenti szupermunkavállaló, ha rájön, hogy ő is ember?

 Először is vizsgáljunk meg néhány fontos kérdést:

1, Mit tekinthetünk feladat delegálásnak és miért is kellene átadnunk a feladatainkból?

Semmi esetre sem azt, amikor valaki elé odadobnak egy papírkupacot azzal a felkiáltással, hogy holnapra legyen kész. Mégis mi? Miért? Milyen eredményt várnak el? Kinek kell a kész feladatot átadni, bemutatni? Kitől lehet szükség esetén információhoz jutni, kérdezni? Macerás mindezt elmondani? Macerás a végén visszajelzést adni a munkatársnak? Igen!

Miért jó mégis hosszú távon az, ha vezetőként azokat a feladatainkat átadjuk, amik rutinszerűek, inkább adminisztratív jellegűek és nem feltétlen igénylik a jelenlétünket? Természetesen elsősorban időgazdálkodási szempontból. Ha nem nekünk kell elvégeznünk a feladatot, marad időnk egyéb, fontosabb, vagy problémásabb feladat megoldására. Másodsorban, elkezdhetünk ezáltal egy ütőképes, önműködő csapatot létrehozni, aki nem folyton csak azt várja, hogy a főnök megmondja nekik, mit csináljanak. A munkatársak azt érzik hogy fontos, amit csinálnak

2, Miért nem szeretnek sokan feladatot átadni?

Általában két fő oka van annak, hogy az emberek többsége nem szeret feladatot átadni. (Természetesen itt most ne azokra a munkavállalókra gondoljunk, akik utálnak dolgozni és csak az alkalmat lesik, hogy megszabaduljanak egy kis feladat mennyiségtől. Ez ugyanis nem nevezhető feladat delegálásnak.)

• A feladat megfelelő átadása, úgy, hogy az utána eredményes is legyen időt és energiát igényel. Pontosan el kell mondanunk mi a feladat, mikorra kell, milyen minőségben, és mennyiségeben elvégezni.
• Sokan úgy érzik, hogy ők tudják a legjobban és leggyorsabban megcsinálni az adott feladatot, és hajlamosak a másik munkájában a hibákat keresni, vagy csak egyszerűen azt várnák, hogy amit ők hosszú idő alatt megtanultak profin megoldani, azt más kapásból tudja. Ez persze irreális elvárás.

Vezetőként érdemes végig gondolnunk, hogy vajon a fenti két eset nem jellemző-e néha ránk is, és ha igen érdemes elgondolkodni azon, hogy hosszú távon vajon melyik megoldás előnyösebb számunkra és a cég számára is.

3, Mikor adjunk át feladatok?

• Ha ki sem látszunk a munkából és azt érezzük, hogy összecsapnak a fejünk felett a hullámok.
• Ha van egy ígéretes munkatárs és lehetőséget szeretnénk adni neki a továbbfejlődésre
• Ha tudunk és akarunk is segíteni a feladat értelmezésében.
• Ha arra a kérdésre, hogy vajon valóban ez az időm leghasznosabb eltölltése, nemmel válaszolunk.
• Ha a másik ember, akinek a feladatott átadni szándékozzuk, nincs maga is akkora feladatmennyiséggel ellátva, hogy a továbbiakat már úgysem tudná eredményesen elvégezni.

4, Mit tegyen a munkavállaló, ha azt érzi szupermennek nézik?

Előfordulhat, hogy a vezető figyelmét elkerüli, hogy az egyik munkavállalóra irreálisan nagy számú vagy nehézségű feladatot tesz. Ilyenkor előbb utóbb elkerülhetetlen lesz egy személyes beszélgetés a vezetővel, ehhez azonban megfelelően fel kell készülni. A tényeket elé tárva többnyire sikerül valamilyen közös megoldást találni. 

A munkavállaló első és legfontosabb feladata dokumentálni, hogy mit csinál, mikor és ezzel milyen eredményt ért el. Nem elég, ha azt mondjuk, hogy mi aztán, hű de sokat dolgoztunk az elmúlt hónapokban. Ok, és mi az eredménye? Persze mondhatjuk, hogy erre sincs már időnk, de ezzel biztosan nem oldjuk meg a problémát.

Bármilyen nehéz is ezt időnként elfogadni, de a cégvezetők nagy része nem azért alkalmaz munkaerőt, hogy dolgozzanak éjjel nappal, hanem, hogy a legkevesebb idő alatt, a leghatékonyabban, de mindenképpen eredményeket érjenek el.

Célszerű egy ilyen beszélgetésre rögtön megoldási javaslattal mennünk, így nagyobb az esélye, hogy elérjük, amit szeretnénk. 

Ha tetszett, oszd meg az ismerőseiddel a bejegyzést, és csatlakozz hozzánk a facebookon a lenti linkre kattintva! 

Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja