Gondolom mindenki vett már részt olyan megbeszélésen, aminek a végén két kérdés motoszkált a fejében:
1, Mi a fenét kerestem én itt?
2, Mi értelme volt ennek az egésznek?
Persze azt gondolhatnánk, hogy bennünk van a hiba és csak mi nem vagyunk képben a dolgok állását illetően, de az esetek túlnyomó többségében az ilyen megbeszélésekről a többi részvevő is hasonló mélyenszántó gondolatokkal távozik.
Valóban! Mi értelme van ennek? Röviden? SEMMI! Szükség van egyáltalán megbeszélésekre? És ha igen, mikor, milyen témákhoz és főleg hogyan tartsunk olyan megbeszélést, aminek értelme is van? Íme 9 jó tanács, amivel értelmet adhatunk ennek az egyébként időrabló üzleti szokásnak.
Az üzleti megbeszélés buktatói
Kép forrása: Pinterest/Bonnie Morgon
1, Ne tarts megbeszélést, ha nem szükséges!
Miért tartunk megbeszélést? Sokszor azért, mert megszoktuk, hogy minden hétfőn vagy kedd reggel megbeszélés van. Nem számít, hogy van -e új téma, nem számít, hogy van-e olyan téma, amit meg kell beszélni. Mindenki megszokta, mindenki tudja, mindenki beütemezte, és mindenki a fenébe kívánja!
A másik tipikus ok az információgyűjtés. Tényleg órákig kell 5-10 embernek ott ülnie ahhoz, hogy választ kaphassunk egy-két kérdésünkre? Nem erre való az email vagy a telefon? Kérdezzük meg és kész! Ne raboljuk egymás idejét olyan témákkal, amiket egy sima levéllel is el lehet intézni!
Minek is akkor az egész? Időpocsékolásnak!
Feladat: Fenti esetekben a megbeszélést azonnal törölni kell!
2, Határozd meg a megbeszélés célját!
Van célja a megbeszélésnek? Szuper! Tudják a résztvevők is, hogy mi az? Nem? Nem ártana közölni velük is!
Feladat: Minden megbeszélésnél a meghívóban közölni kell, miért hívjuk össze a megbeszélést, és milyen eredményt várunk a végén!
3, Határozd meg a résztvevők körét!
Biztos, hogy a szuper fontos megbeszélésen a titkárnőtől kezdve az ügyvezetőig, a beszerzés vezetőn keresztül a HR vezetőig mindenkinek részt kell venni, ha például az adott üzletág vagy terület negyedéves eredményeit beszéljük meg?
Mindenki ismeri a témát és elvárható, hogy hatékonyan, kreatív ötletekkel járuljon hozzá a cél eléréséhez? Ja, hogy fogalma sincs a témáról, és semmi ráhatása sincs az adott folyamatra? Akkor meg minek ül ott? Ennyire jól megy a cégnek, hogy megengedheti magának, hogy értékes munkatársai időrabló tevékenységeket végezzenek termelő tevékenységek helyett?
Feladat: Érintettek meghatározása és csak az érintettek meghívás a megbeszélésre.
(Persze vannak kivételek! Van olyan megbeszélés, aminek az a célja, hogy ötleteket gyűjtsünk egy adott téma javítására, és ilyenkor sokszor szerencsés, ha nem csak az adott témába belefásult kollégák ülnek ott, hanem olyanok is, akik külső szemlélőként más perspektívából látják a helyzetet. Fontos azonban, hogy ha már ott ülnek, hallgassuk is meg őket és ne azt sugallja a légkör, hogy jobb ha hallgatnak, hiszen úgysem értenek hozzá!)
4, Legyen egy mindenki által ismert menetrendje a megbeszélésnek!
Célszerű a megbeszéléshez egyfajta menetrendet kapcsolni, hogy minden résztvevő tudja, milyen témákra KÉSZÜLJÖN! Igen, készüljön, csupa nagybetűvel! Mert nemcsak a tárgyalásra, hanem a megbeszélésre is készülni kell, különben semmi értelme!
A megbeszélés tervezett elemeit időben el kell küldeni a meghívottaknak, hogy ne fordulhasson elő az a helyzet, hogy valamelyik résztvevő nagy boci szemekkel néz, és nem tud válaszolni, mert nem is sejtette, hogy szó lesz arról a témáról.
Feladat: Ütemtervkészítés!
5, Rendelj időtartamot az egyes elemekhez!
Tipikus hiba, hogy egy megbeszélés alatt akarjuk megváltani a világot. Ha időtartamot rendelünk egy témához, nagyjából meg tudjuk becsülni, hogy mennyi időre lesz szükségünk a megbeszélésre. Az emberek figyelme, és koncentráló képessége véges. Többnyire az első 10-15 percben és az utolsó 10-15 percben figyelnek a leginkább!
Ha 3-4 órás megbeszéléseket tartunk szünet nélkül, a hatékonyság egyre romlik, hiszen mindenki elfárad, és a gondolatai elkalandoznak az épp félbe maradt feladatai irányába, vagy épp jókat szundít egy-egy résznél.
Feladat: Több, rövidebb megbeszélés, csak a célközönségnek!
6, Pontosság a királyok erénye!
Veled is előfordult már, hogy megérkeztél a megbeszélt időpontra és sehol senki? Vagy épp már rég a következő feladatoddal kellett volna foglalkoznod, és még a felénél sem tartottatok a tervezett témáknak? Figyeltél az alatt az időszak alatt, ami túlcsúszott a tervezett időponton? Ugye nem! Hatékony volt az az időszak, amíg a későkre vártatok? Egyértelműen nem! Kifogás persze mindig van! Minél több a kifogás egy ilyen aprónak tűnő témánál, mint az időben érkezés, annál mélyebbre zuhan a cég a szakadékba!
Feladat: Tartsd magad az időpontokhoz, sose kezd később és sose tartsd tovább! Így a munkatársak is megszokják, hogy amit leírsz, ahhoz kell igazodni!
7, Miről is volt szó?
Az 5-ös pont egyértelműen utal erre a feladatra! Ha azt akarod, hogy a munkatársak emlékezzenek, hogy miről volt szó, foglald össze az elhangzottakat! Különösen nagy hangsúlyt fektess a következő elemekre:
- Mi a feladat!
- Ki a felelős?
- Mikorra kell elvégezni?
- Mi lesz az eredménye?
A szundikálók kedvéért néha érdemes a megbeszélés vezető helyett, másik kollégát megkérni, hogy foglalja össze, szerinte mi volt a megbeszélés eredménye, és mik a feladatok! Ha a munkatársak megszokják, hogy akár ők is sorra kerülhetnek egy-egy ilyen alkalommal, jobban fognak figyelni, hiszen senki sem szeret leégni mások előtt azzal, hogy fogalma sincs a dolgokról!
Feladat: Megbeszélés végén 1-2 percet szánni kell az összegzésre!
8,Csapatmunka egyszemélyes hősök helyett!
A megbeszélés csapatmunka! Nem lesz hatékony a ráfordított idő, ha a témafelelősön kívül mindenki más valami egyéb fontosabbal van elfoglalva és ahelyett, hogy aktív résztvevője lenne a munkának, pihenésre és egyéb feladatai átgondolására használja az időt!
Milyen feladatkörök lehetnek egy megbeszélésen a témától függetlenül?
1, Megbeszélést vezető, vagy moderátor: Vezeti a megbeszélést, kérdez, és rendszert teremt a megbeszélés menetében az előre kiadott megbeszélési terv alapján.
2, Írnok vagy jegyzőkönyvvezető: jegyzetel és készíti a jegyzőkönyvet, az előre átadott tervtémákhoz kapcsolódóan, majd a megbeszélést követően az elkészült dokumentumot eljuttatja a résztvevőknek. ( NEM a következő megbeszélés előtt 5 perccel, mert annak semmi értelme sem lesz már! Tudod! Fel kell készülni!))
3, Időfelelős: Jelzi, ha az adott pontra szánt idő a végéhez közeledik, így nem fordulhat az elő, hogy az első két témára kétszer annyi időt szánunk, mint amit terveztünk, a végén levő témák pedig elmaradnak.)
Feladat: Csapattagok bevonása, feladatok kiosztásával! A feladatkörökkel mindig másik munkatársat bízzunk meg!
9, Játékszabályok tisztázása!
A felsorolás végére tettem, mert a fontossági sorrend szerint ide tartozik, de feltétlenül a megbeszélés elején kell tisztázni! A vállalati kultúrához és a másik ember megbecsüléséhez hozzátartozik az, hogy nem vágunk a másik ember szavába, időben érkezünk, normális emberi hangon szólunk a másikhoz, akkor is, ha nem értünk vele egyet, (értsd: nem ordítozunk vele, akkor sem, ha marhaságokat beszél!) kikapcsoljuk a mobiltelefont, stb.
Ezeket a megbeszélés elején jó tisztázni, és ha új résztvevő érkezik az elvárások kommunikálását meg kell ismételni. Egyértelműnek tűnő elvárások? Sajnos a tapasztalatok szerint sokszor pont azok nem tartják be, akiknek példát kellene mutatniuk!
Feladat: Játékszabályok tisztázása és közös elfogadása!
A fenti pontokat akár ellenőrző listaként is használhatod, ha egy hatékony megbeszélést tervezel! Fontos azonban, hogy a hatékonyság alapfeltétele ezek kommunikálása! Nem elég ha egy ember tud róluk.
Ha beszerző vagy cégvezető vagy és szeretnél hatékonyabb ártárgyalásokat, hatékonyabb munkavégzést, és ezáltal időben és költségekben hatékonyabb beszerzést, itt az ideje hogy jelentkezz a 8 részes ingyenes online beszerzésfejlesztési tanfolyamra.
Ha tetszett a cikk, ajánld ismerőseidnek is a bejegyzést és nyomj egy like-ot! A Klubhoz a lenti linkre kattintva csatlakozhatsz!
Szép napot és hatékony megbeszéléseket kívánok!
Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó
Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja
