Mielőtt belemélyednénk a beszerzési folyamat boncolgatásába és a jobbnál jobb ötletekbe, szeretném rögtön az elején leszögezni, hogy mi NEM számít beszerzésnek és mi az, amit sok ezer szakkönyv elolvasása és több millió forint tanfolyami kiadás után sem fogunk tudni elvárni a beszerzőinktől, legyenek bármilyen talpraesettek, képzettek, tapasztaltak, vagy lelkesek.
A példák természetesen nem légből kapottak, nem a véletlen művei. A véres valóság szülte őket. Éppen ezért lehet, hogy sok cégvezető ezeket olvasva a fejéhez kap és már-már a saját cégére ismer. Ebben a rossz hír az, hogy bizony van javítani való a cégen belül, a jó pedig az, hogy most már a cégvezető is tudja ezt.
Íme, a lista, a teljesség igénye nélkül, arra vonatkozóan, hogy mi nem beszerzés:
1, Üzletágak, területek, gyártó-, vagy szolgáltatóegységek ki nem mondott gondolatatait, le nem adott megrendelési igényeit kitalálni, és tegnapra anyagot, szolgáltatást rendelni
Azoknál a cégeknél, ahol gyakoriak a sürgősen megoldandó feladatok, határidős munkák, előfordul, hogy az anyagigény felmérése után elfelejtődik az a logikusnak tűnő következő lépés, hogy az anyagigény továbbításra kerüljön a beszerző felé, mert a munkatárs máris a következő feladattal van elfoglalva. Aztán, ahogy közeledik a határidő és ismét foglalkozni kell a kérdéssel, arra a kérdésre, hogy "Na, akkor mikor is ékezik meg az anyag?", a beszerző csak széttárja a karját, és közli, hogy nincs is megrendelve. Ha most az jutott eszedbe, hogy ilyen nem fordulhat elő, akkor sajnos ki kell, hogy ábrándítsalak. Ott, ahol több ember dolgozik, ilyesmire számítani lehet, főleg, ha a folyamatok menete nincs leszabályozva és a munkatársak erről nincsenek kioktatva. Természetesen az esetek nagy részében az ilyen igényekből lesznek a teljesíthetetlen beszerzési feladatok, határidő tekintetében.
2, Hiányos információkkal 100%-os eredményt elérni
Ha az igénylő munkatárs sem tudja mire is van szüksége pontosan, a beszerző jó eséllyel nem fogja tudni kitalálni, hiszen nem feladata minden szakma tökéletes ismerete és nem ő volt ott a megbeszélésen, bejáráson, vagy a munka felmérésekor.
3, Üzletágak hatáskörébe tartozó döntéseket meghozni
Nem a beszerző feladata, hogy döntsön arról, hogy az adott munkához például melyik típusú fénycső a legmegfelelőbb. Az ő feladata, hogy adott műszaki paraméterek alapján választási lehetőséget biztosítson, ár, szállítási határidő és esetleg gyártó tekintetében.
4, Tisztázatlan aláírási és rendelési jogosultságok mellett hatékonyan dolgozni
A gyorsan fejlődő és létszámban is bővülő cégeknél gyakori probléma, hogy nem tisztázott az új munkatárs hatásköre. Ebből beszerzés szempontjából két probléma adódhat:
i a beszerző nem rendeli meg az anyagot, szolgáltatást, mert azt gondolja, hogy az illető nem jogosult igénylést leadni.
ii megrendeli, amiért később ő tarthatja a hátát, ha például a megrendelés értéke meghalad bizonyos összeget.
5, Napi 24 órában rendelkezésre állni, ha minden SOS
Különösen akkor okozhat problémát, ha a beszerző, több terület anyag és szolgáltatás igényét fogadja, és mindenki azzal próbálja a saját megrendelését előbbre soroltatni, hogy hangsúlyozza, milyen sürgős.
Ismerősen hangzanak? Nem véletlenül. A rossz hír, hogy a problémák maguktól nem fognak megoldódni, hiszen a beszerzés tulajdonképpen egy belső szolgáltatás, egyfajta támogató funkció, ami nagyban függ a beérkező információk minőségétől. A jó hír, hogy ezek a problémák egy kis szervezéssel többnyire orvosolhatóak.
Szeretnéd a beszerzésedet hatékonyabbá tenni, és a fenti problémákat kiküszöbölni? Jelentkezz az ingyenes beszerzési tippekért!
Németh Eszter
Beszerzésfejlesztési tanácsadó
