Beszerzőként és cégvezetőként is mindennapi dolog, hogy felhívunk egy partnert vagy egy munkatársat telefonon. Ahogyan azt már a megbeszélések szervezésével kapcsolatos cikkben olvashattad, egy telefonhívással akár egy hosszadalmasabb megbeszélést is megspórolhatunk magunknak, ha figyelünk arra, hogy az alábbi 7 feltétel teljesüljön.

1, Különíts el egy időblokkot a telefonhívásokra!

Ha éppen egy feladaton dolgozol, és közben eszedbe jut, hogy egy másik témával kapcsolatban fel kell hívnod valakit, ahelyett, hogy mindent eldobsz a kezedből és kapsz a telefon után, érdemes gyorsan felírni egy lapra, hogy később el ne felejtsd.

Beszerzők esetén, akik naponta akár több, mint 100 telefonhívást is bonyolíthatnak, egyébként is célszerű egy előre megtervezett formátumú listát vezetni, amire gyorsan fel tudjuk írni, hogy kit kell felhívni, milyen ügyben, esetleg pár szót emlékeztetőként, amiről eszünkbe jut később is a hívás célja.

Érdemes a nem sürgős hívásokat egy időblokkban egyszerre rendezni, így gyorsabban a végére jutsz. Ilyenek lehetnek például a megrendelt, de be nem érkezett árukkal kapcsolatos érdeklődő telefonhívások, a tárgyalások időpontjának egyeztetései.

2, Legyenek kéznél a szükséges eszközök és álljanak rendelkezésre a szükséges információk!

Minimum legyen nálad egy toll, egy jegyzetfüzet, egy naptár a foglaltsági adataiddal.

Ha a felhívni szándékozott fél neve, és telefonszáma nem szerepel a telefonodban, nézz utána és írd fel pontosan. Különösen figyelj, a felhívandó fél beosztására, nehogy egy téves pozíció megnevezéssel, megsértsd a másikat még mielőtt megtudtad volna tőle, amit szeretnél.

3, Fogd rövidre!

A bevezetőben leírt időhatékonyság csak akkor érhető el, ha lényegre törően adod elő a mondandódat és a másikat is próbálod ebbe az irányba terelni, anélkül persze, hogy udvariatlan lennél. A telefon, bármilyen hihetetlen, nem arra való, hogy órákon keresztül csevegjünk rajta. Egyrészt vannak költségei, másrészt feltartjuk a másik felet is.

4, Írd le, hogy mi a célod a telefonhívással!

Gyakran előfordul, hogy a hívás befejezése után jut eszünkbe, hogy még 3 másik dolgot is meg akartunk kérdezni. Hasznos lehet, ha ezeket a jegyzetfüzetedbe még a hívás előtt vázlatpont szerűen összegyűjtöd. Az a fél perc hívásonként, amíg végiggondolod, mit is szeretnél megtudni vagy elintézni, sokszorosan megtérül, ha nem kell a saját és a másik fél idejét többször rabolnod az elfelejtett kérdések miatt.

5, Bemutatkozás, köszönés

Alapdolognak tűnik, de a tapasztalataim szerint mégsem mindig egyértelmű mindenkinek. Tiszteljük meg annyival a másikat, hogy amikor felveszi a telefont bemutatkozunk, és köszönünk, és megvárjuk amíg viszonozza a gesztust. Nem túl elegáns és illedelmes dolog, rögtön rázúdítani a mondandónkat.

 6, Jegyzetelés a telefonhívás alatt

Még azoknak is, akiknek jó a memóriájuk, érdemes a telefonhívás alatt rövid jegyzeteket készíteni. Lehet ugyanis, hogy közvetlenül a telefonhívás után még emlékszünk rá, hogy miben állapodtunk meg, vagy fel tudjuk idézni azokat az adatokat, amik elhangzottak, de egy két óra és pár másik telefonhívás után ezek jelentős részét biztosan elfelejtjük. Se nem hatékony, se nem elegáns, már elhangzott információk miatt újra felhívni a partnert.

7, Foglald össze

Annak érdekében, hogy a félreértéseket elkerüljük, a beszélgetés végén érdemes az elhangzottak alapján összefoglalni, miben állapodtunk meg, mik a következő lépések, vagy milyen információkat tudtunk meg. Mivel telefonáláskor nem látjuk a másik felet, nem tudhatjuk, hogy milyen zavaró tényezők terelték el közben a figyelmét, amit esetleg menet közben nem vettünk észre. Ha a fő pontokat összefoglaljuk, biztosak lehetünk benne, hogy egy nyelvet beszéltünk.

A telefonálás sok esetben hatékony helyettesítője lehet a személyes találkozóknak. Kifejezetten hasznos olyan  esetekben, amikor csak pár kérdést szeretnénk tisztázni, vagy információra van szükségünk.

Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja