A beszerzés megszállottai

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Számlaellenőrzés - avagy a talált pénz dilemmája

2014. március 15. 11:29 - n_eszter

Mire figyeljünk a beérkező számlák kifizetése előtt?

 

A kkv-k jelentős részénél a beszerzés feladatai közé tartozik a bejövő szállítói számlák ellenőrzése, igazolása, és hiba, vagy a megrendeléstől, megállapodástól való eltérés esetén, annak reklamációja. Miért fontos, hogy ahelyett, hogy rutinszerűen befogadunk és kifizetünk egy számlát, előtte meghatározott folyamat szerint ellenőrizzük annak tartalmát? A válasz egyértelmű, pénzt és időt spórolunk meg, ha előre gondolkodunk. De mégis mit lehet vagy kell ellenőrizni egy számlán?

számlaellenőrzés.jpg
A bejövő számlák ellenőrzésével és a hibák kiszűrésével egyrészt megspóroljuk az utólagos, számla kifizetés utáni reklamációkat, átkönyveléseket, helyesbítéseket, másrészt biztosítjuk, hogy a saját nyilvántartásainkhoz, elemzéseinkhez, költségkövetésünkhöz szükséges információkat megkapjuk.

A számláknak vannak törvény által előírt elemei és lehetnek a megrendelő által előírt kötelező elemei is, de ezekről a beszállítót természetesen előre tájékoztatni kell. Nem várhatjuk el tőle, hogy előre kitalálja a gondolatainkat, és erősen rontja a két partner közötti kapcsolat minőségét, ha előre nem közölt feltételek miatt nem fogadunk be egy számlát. Ugyanakkor javítja a beszerző és beszállító közötti kapcsolatot, ha a beszerzési folyamat végén, a számlák kifizetését gördülékennyé tudjuk tenni, és nem a szállítónak kell könyörögnie, hogy megkapja a jogos összeget. Ha az elvárásokat kölcsönösen tisztázzuk, nem fog előfordulni, hogy egy számlát háromszor, négyszer is visszaküldünk, mert még mindig hiányzik róla valami.

A 2007-es ÁFA törvény X. fejezete írja elő a számlázási követelményeket. Ezek szerint a számlán kötelezően fel kell tünteti  a következő adatokat:

  • számla sorszáma
  • számla kelte
  • teljesítés időpontja
  • szállító neve, címe, adószáma
  • megrendelő neve, címe, (adószáma  feltüntetését csak bizonyos esetekben teszi kötelezővé)
  • termék vagy szolgáltatás megnevezése (szolgáltatás esetén, ha folyamatos teljesítésű, akkor a számlázási időszakot is)
  • mennyiséget és mennyiségi egységet
  • nettó egységárat
  • összes nettó árat
  • alkalmazott adó mértékét (%-ban és értékben is)
  • ÁFA összegét forintban is, ha a számla egyébként devizában került kiállításra

 

  Milyen elemeket tehetünk kötelezővé a beszállítók számára a törvény által előírtakon túl? 

  • Nagyobb cégek esetén kérhetjük, hogy a megrendelő nevét is tüntessék fel a cégnéven kívül, így elkerülhető, hogy nyomozni kelljen, hogy kihez is tartozik a számla.
  • Abban az esetben, ha a megrendeléseket nyilvántartjuk és ellátjuk egyedi sorszámmal (ami már kis mennyiségű megrendelés állomány esetén is fontos és hasznos lehet), kérhetjük, hogy a beszállító tüntesse fel a megrendelés sorszámát,a könnyebb azonosíthatóság érdekében. Ez különösen olyankor lehet hasznos, ha többször rendelünk ugyanolyan árut, vagy szolgáltatás, hiszen a sokadik bejövő számlánál előbb utóbb elveszítjük a fonalat, hogy melyik számla mégis melyik teljesítéshez, szállításhoz tartozik.
  • Kérhetünk a számlához kötelezően csatolandó mellékleteket, amik szintén megkönnyítik a számla azonosítását és ellenőrzését. Ilyen lehet például szolgáltatás vásárlása esetén a vevő által aláírt teljesítésigazolás. (Azt is előírhatjuk, hogy ez a teljesítésigazolás milyen adatokat tartalmazzon, pl. megrendelésszám, megrendelő neve, teljesítés dátuma, vagy szolgáltatási periódus, stb.)

 

 A fenti adatok feltüntetésnek tehát számos előnye van. A legnagyobb talán, hogy a bizalmon alapuló, minőségi vevői-beszállítói kapcsolat alapfeltétele a szerződésszerű teljesítés után, a számla pontos kifizetése. Manapság, amikor még sajnos mindig divat a számlák nem határidőre történő kifizetése, komoly lehetőséget rejt magában, ha a ártárgyaláskor nyugodt szívvel mondhatjuk a partnernek, hogy mi az a cég vagyunk, aki határidőre fizet. Ezért aztán jól fontolja meg, hogy mennyit ér neki egy megbízható partner.

 

Ha szeretnél még hasznos ötleteket olvasni a beszerzésed hatékonyságénak növelésére, jelentkezz most az ingyenes tippekért!

Kérem az ötleteket!

 

Németh Eszter

Beszerzésfejlesztési tanácsadó

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

www.hatekonybeszerzes.hu

Szólj hozzá!

A bejegyzés trackback címe:

https://megszallott-beszerzok.blog.hu/api/trackback/id/tr615834261

Trackbackek, pingbackek:

Trackback: 9 dolog, amiért a könyvelőd imádni fog 2015.01.27. 12:15:07

A könyvelő nem pénzügyi segédmunkás, hanem a legfőbb bizalmasod. Tarts be az alábbi tippek közül legalább hármat és figyeld meg:   kettőtök kapcsolata drámaian javulni fog! 1. Legyél precíz, a hibákat minél hamarabb vedd észre A számlázás nem tré...

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.