A beszerzés megszállottai

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

A 9 leggyakoribb időgazdálkodási hiba

2014. március 13. 13:04 - n_eszter

Hogyan ne akarj hatékonyan dolgozni!

Veled is előfordult már, hogy nap végén úgy indultál el haza, hogy zsongott a fejed az elvégzetlen feladatoktól? Azt érezted, hogy egész nap meg sem álltál, mégsem jutottál egy csomó fontos feladat végére?

Lehet, hogy te is elköveted az alaphibák egyikét?

give me time.jpg

1, Nincs feladatterv arra a napra

A terv azért van, hogy eltérjünk tőle, de nincs annál nagyobb hiba, mint amikor reggel bemegyünk dolgozni és a reggeli kávé és kötelező udvariassági körök után kezdünk el azon gondolkodni (miután már eltelt 1 óra a munkaidőből), hogy melyik sürgős feladattal is kezdjük.

 Előző nap munkaidő végén írjunk listát a következő nap elvégzendő feladatokról. Érdemes erre például kijelölnünk egy fix időpontot az Outlook-ban, és ugyanolyan komolyan betartanunk, mintha a főnökünk vagy az egyik fontos vevőnk hívott volna meg egy megbeszélésre.

2, Nem tartjuk a fontossági sorrendet

A reggelt az apró-cseprő nem túl fontos feladatokkal töltjük, ahelyett, hogy rögtön reggel a legnagyobb, legfontosabb feladatot csinálnánk meg, vagy legalább annak egy részét. Ezzel mire elérkezik a munkaidő fele, borítékolhatjuk magunknak a stressz mindenféle tünetét, hiszen az ilyen feladatoknak megvan az a rossz tulajdonsága, hogy folyton ott motoszkálnak a fejünkben és nem hagynak minket nyugodni.

Ellenben ha ezen az első legkellemetlenebb feladaton túljutunk, fellélegzünk és minden más sokkal gördülékenyebben fog menni utána.

3, Nincs éves terv az ismétlődő feladatokra.

Minden munkakörben vannak olyan feladatok amik bizonyos időközönként ismétlődnek. Mik lehetnek ezek?

  • leadandó riportok
  • havi kimutatások, jelentések, adatszolgáltatások (Hónapzáráshoz alapadatok, beszállítói elemzések, eredménykimutatások stb.)
  • éves adatszolgáltatások ( Környezetvédelmi Hivatal, NAV, stb)
  • ismétlődő beszállítói auditok
  • rendszeres megbeszélések
  • évente megrendezésre kerülő kiállítások, konferenciák (pl. Hungexpo, CeBIT, Construma, stb.)

Miért jó az neked, ha év elején átgondolod és év közben is gyűjtöd és ütemezed a következő évre ezeket az ismétlődő eseményeket például egy táblázatban?

  • nem felejted el őket
  • nem adsz rá lehetőséget, hogy mások betáblázzák neked egyéb feladatokkal ezeket az időpontokat.
  • kiállítások látogatásával kiszakadsz egy kicsit a napi hajtásból és motiváltabban és újult erővel fogsz nekiállni a következő feladatoknak, s nem utolsó sorban remek lehetőség a kapcsolatépítésre

4, Gyorsan elvégezhető feladatokat halogatsz

Van egy remek könyv időgazdálkodás témában (David Allen: Intézz el mindent), ott olvastam pár éve először ezt az eszközt, és meg vagyok róla győződve, hogy ha csak ezt az egy eszközt kezded el használni holnaptól (vagy inkább most azonnal kezdd el!) már sokkal gyorsabban haladsz a feladataiddal és kevesebb elvégzendő feladat gyűlik össze a nap végére. Mi ez az eszköz?

Nagyon egyszerű: Ha egy feladat elvégzése 2 percnél kevesebb időt kell fordítani, tedd meg azonnal. ennyi időért nem érdemes felírni a listára, nem érdemes újra és újra a memóriádat terhelni vele.

5, Nincsenek dedikált időblokkok egyes koncentrációt igénylő feladatokra

Minden nap különíts el legalább fél órát arra, hogy olyan feladatokat végezz, amik odafigyelést, koncentrációt igényelnek, és ilyenkor ne hagyd, hogy elvonják a figyelmedet. Halkítsd le a telefont, kapcsold ki a levelezőprogramot és a legfontosabb kezdd el tudatosan arra nevelni a munkatársaidat, hogy tartsák tiszteletben ezt a fél órát.

Ha külön irodád van, csukd be az ajtót, ha megosztott naptárat használtok, foglald le az időpontot magadnak, hogy mások is lássák, hogy nem érsz rá. Ha kénytelen vagy a mai modern kor véleményem szerint legrosszabb irodai elrendezésében dolgozni, amikor 20-30 ember van egy légtérbe zárva, akkor is találd meg a módját.

6, Ne akarj folyton elfoglaltnak látszani!

Egyik cégnek sincs szüksége mártírokra, és azzal, ha folyton idegeskedsz és hangoztatod, hogy neked aztán milyen sok dolgod van, csak azt éred el, hogy hiteltelenné válsz. Ha soha nem érsz rá meghallgatni másokat, ne várd, hogy ők tekintettel legyenek rád akkor, amikor valóban sok a dolgod!

7, Nincs rendszer a bejövő, kimenő, elintézendő feladatok követéséhez

Nincs annál szörnyűbb, amikor az ember keres egy papírt, dokumentumot, levelet, tudja, hogy az előbb még látta, megvolt, csak épp percekig nem találja. Papír alapú dokumentumoknál erre a célra megfelel egy irattároló, amit feliratozhatsz.

8, Mindent fejben akarsz tartani

Jegyzetelj! Ha sokszor kapsz telefonon feladatokat, vagy csak odafutnak a munkatársak ügyes-bajos dolgaikkal, mindig legyen előtted egy jegyzetfüzet és pár szóban írd fel az elhangzottakat. (Ki, Mit mondott? Mikor kérte? Mikorra kell megoldani?) Az összetettebb feladatoknál mindenképpen kérd, hogy az illető írja le pontosan egy emailben, mit szeretne.)

Azt is írd fel, ha te kérsz meg valakit valamire, mert később még jól jöhet! Ha határidőre adsz fontos feladatot, érdemes a határidő lejárta előtt az Outlook-ban egy emlékeztetőt beállítani megadnak, hogy ne felejts el rákérdezni a feladat státuszára. Így ha az illető esetleg el is felejtette, ezzel még finoman tudod figyelmeztetni, és nagyobb az esélye, hogy a feladatot elvégezze és ezzel neked ne okozzon fennakadást.

9, Ne akarj mindent egy nap alatt elintézni!

Az adott napra csak annyi feladatot tervezz be, ami valóban jó minőségben elvégezhető. Ha ezeket elintézted, ne érezd magad rosszul azért, mert harminc másik vár még rád!

 

Ha szeretnéd az idődet hatékonyabban beosztani, hogy a munkán kívül másról is szóljon az életed, jelentkezz most az ingyenes 2 hónapos időgazdálkodási tanfolyamra!

Igen, jelentkezem az ingyenes tanfolyamra MOST! 

  Németh Eszter

www.ertekesido.hu

 

15 komment

A bejegyzés trackback címe:

https://megszallott-beszerzok.blog.hu/api/trackback/id/tr155854172

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

rozsdapeti · http://rozsda.blog.hu/ 2014.03.14. 06:57:56

Tetszik,köszönjük!
És magyarul van, nem míting-tím-prodzsekt.

n_eszter 2014.03.14. 07:01:01

@rozsdapeti: Örülök neki, hogy hasznosnak találod.

Dr_utcai_arcos 2014.03.14. 10:32:21

"A reggelt az apró-cseprő nem túl fontos feladatokkal töltjük, " vs "Gyorsan elvégzendő feladatokat halogatsz" most akkor melyik? Mivel a gyorsan elvégzendő feladatok általában apró cseprő feladatok, számlák elküldése, visszaigazolások, stb. Akkor most csináljuk vagy ne csináljuk?

n_eszter 2014.03.14. 10:37:08

@Dr_utcai_arcos: A válasz a kérdésedre a sorrend. Ha van napi terved (1. pont) és a reggelt a fontos feladatokkal kezded (2-es pont), akkor van rá lehetőséged, hogy napközben ha beesik valami, aminek a megoldása kevesebb, mint két perc, azt hamar meg tudod csinálni és nem torlódnak fel a feladataid.

kissiú 2014.03.14. 12:24:41

10. Ne olvasd az Index-blogokat nap közben.

Cormorant 2014.03.14. 12:25:17

Az előttem szólóhoz hasonlóan én sem értek egyet teljesen egyet a 4. ponttal. Az elvégzendő feladat rövidsége nem olyan kritérium, amelynek egy teljes pontot lehet szentelni. Amikor rövid idő alatt esik be sok gyorsan elvégzendő feladat -márpedig ez nálam napi gyakorlat- és közben egy huzamosabb időt igénylő feladattal vagyok elfoglalva, akkor a javaslatod mindössze arra jó, hogy kiverje a fejemből azt, amivel előtte foglalkoztam. Nem értek egyet ezzel, ha így végezném a munkám, soha nem jutna idő a hosszú távú feladatokra.
Én igenis a jegyzetelést tartom fontosnak amit a 8. pontban említettél, de javaslatom, hogy ne hagyd magad eltéríteni az eredeti célodtól. Fejezd be, aminek nekifogtál, aztán utána jöhetnek a gyors feladatok!

n_eszter 2014.03.14. 12:30:24

@Cormorant: Amikor olyan feladatot végzel, ami teljes koncentrációt igényel, nem nézel mailt, nem veszed fel a telefont és nem kezdesz beszélgetni a hozzád odalépő kollégákkal, hanem megkéred őket, hogy jöjjenek vissza később. Ha nem éppen ilyen időblokkban vagy, szerintem hasznosabb, ha a gyorsan elvégezhető feladatokat elvégzed, minthogy fejben tartsd őket, vagy felírd. Sokkal tovább tart, mintha azonnal megcsinálnád.

rug82 2014.03.14. 12:30:46

Az emberek egy részének a hozzáállása rossz az elvégzendő feladatokhoz. Nem kell(ene) mást tenniük, mint állandóan szem előtt tartani pár fontos gondolatot, úgymint:
- holnap is nap lesz
- Isten sem egy nap alatt teremtette a világot
- amit ma megtehetsz, megteheted holnap is
- "majd kiforogja a vasút kereke!"

Cormorant 2014.03.14. 13:29:05

@n_eszter: Örülök, hogy te megtudod tenni, hogy nem reagálsz a külvilágra, amikor hosszabb feladatot végzel. Én egyidőben 6-7 projektet vezetek (fullos projektek, tervezéstől átadásig, nem amolyan szaladjunk le a bolta vásárló lista). Ha ezt megtenném, akkor már legfeljebb csak áramot vezetnék. Olyan nincs, hogy nem veszem fel a projekt szponzorának a telefont, vagy nem olvasom az emaileket, amikor azokban pl. a tesztelés során fellépő, azonnali beavatkozást igénylő hibát közölhetnek. És még sorolhatnám...!!! Nem biztos, hogy mindenki külön szobában dolgozik, amelynek az ajtaját bezárhatja és nem reagál a menedzserére sem.
Lássuk mivel értek egyet veled és mivel nem, csak hogy ugyanarról beszéljünk.
Egyetértek, hogy amikor megteheted, akkor a gyors feladatokat tedd előre.
Nem értek egyet azzal, hogy azokat fel se írd, ne jegyzeteld le. Igenis a jegyzetelés kardinális kérdés! ... és már csak azért is fontos, mert amikor magad előtt látod a 10 darab gyorsan elvégzedő feladatot, akkor ezek között is tudsz szelektálni, míg fejben automatikusan az utolsó veszed előre és az elsőt könnyen el is felejted.
Maradjunk abban, hogy a te felsorolásod alkalmas egy átlagosan leterhelt ember feladatinak koordinálására, akinek napi 5-10 feladata van. Bár én függetlenül a feladatok számától a jegyzetelést mindenkinek minden esetben melegen javasolom.

Cormorant 2014.03.14. 13:31:20

@rug82: egy dolgot elfelejtettél, ahogy a bölcs orosz mondja: сейчас :)

n_eszter 2014.03.14. 13:43:51

@Cormorant: nem hiszem, hogy ellentmondunk egymásnak! :) vannak telefonok, amiket az ember felvesz még a WC-n is. :) De még egy Projektszponzor is megérti általában, hogy vannak olyan feladatok, amihez nyugi kell. Ha figyelmesebben olvasod el, amit leírtam, látni fogod, hogy arról beszéltem, hogy amikor olyan időblokkot jelölsz ki magadnak, ami a koncentrációt igénylő feladatoknak van, akkor igenis figyelmen kívül hagyod a külvilágot. Hogy ezt mikor teszed, rajtad múlik. Nyilván egész nap nem lehet. De be lehet menni reggel előbb, és lehet bennmaradni egyik nap tovább. Vagy ha ügyesebb vagy és eltökélt, megoldod nap közben.
Tudom, milyen nagy irodában dolgozni, ahol nem lehet becsukni az ajtót, és azt is amikor nem 5-10 feladat van egy nap. DE a megoldást kell keresni ebben az esetben is. Köszönöm a véleményedet!
(Ja, oroszul nem tudok, sajnos, bár tanultam valamikor azt is! Csak angolul, németül és olaszul. A gyengébbek kedvéért megtennéd, hogy lefordítod. :) Nehogy lemaradjunk egy bölcsességről! ;) )

Cormorant 2014.03.14. 14:45:02

@n_eszter: A сейчас egy tipikus orosz szó, amit a külföldiek elsők között tanulnak meg, a régies "сей час", azaz ebben az órában kifejezésből ered. Magyarul fonetikusan szicsász-nak kell mondani, az orosz csak szsasz-nak ejti a fogai közt és a jelentése magyarul mindjárt.
Az orosz lépten nyomon használja, de különösen akkor, amikor el akarja hárítani a másik fél kérdését a mikorra vonatkozólag. Valódi jelentése a mostantól a bármikorig terjed.
További szép napot:)

Dr_utcai_arcos 2014.03.14. 19:18:41

@n_eszter: Nem tudom...én mindig pont fordítva csináltam, a sok szir-szart gyorsan kidobáltam egy fél óra alatt és amikor ezek eltűntek, már sokkal nyugodtabban tudtam nekiállni a komolyabb dolgoknak, mert tudtam, hogy annak a gazdája kisebb eséllyel fog zargatni, mintha 10 ember várta volna tőlem az infót. Az se mindegy azért ám.

n_eszter 2014.03.14. 19:25:53

@Dr_utcai_arcos: Hát ízlések és pofonok különböznek, emberenként és munkakörönként is. Az sem mindegy, hogy az egy fontos feladatot ki adta, és ki az 10 aki vár emiatt.. :) Sokszor hosszú távon még így is megéri a fontosabbat megcsinálni a sok kis apróság előtt, mivel azok gyorsan elvégezhetőek később is és hamar bepótolhatod az elmaradást.

Nickerer 2015.01.10. 23:53:41

@Cormorant: Neked asszisztensre van szükséged, aki megszűri a feladatokat. Te csinálhatod a fontosakat, amiket csak te tudsz megoldani. Jó, ha nem szakítanak közbe. Tapasztalatból tudom, hogy 15-20 perc is visszarázódni, ez pedig elvesztegetett idő.
Te bevonulsz a barlangodba hatékonyan dolgozni, az asszisztens meg kezeli a beeső sürgős ügyeket. Amikor szünetet tartasz, akkor tájékoztat.
Aki sokat markol, kedveset fog - tartja egy mondásunk is. Meg egy fenékkel nem lehet több lovat megülni. Meg Picasso is tudott festeni, mégse vele festették a retyót.