A beszerzés megszállottai

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Légy hatékonyabb az outlook segítségével!

2014. március 12. 14:03 - n_eszter

Az outlook csodái - időgazdálkodás beszerzőknek

 

A beszerzők többsége napi szinten használja az Outlook-ot emailek fogadására és ennek ellenére nincs tisztában vele, hogy milyen lehetőségek rejlenek időgazdálkodási szempontból a programban.

Az alábbiakban  7 hasznos tippet olvashatsz, amely segít az idődet hatékonyabban beosztani.

Az Outlook-ot minden ki elsősorban email fogadási rendszerként ismeri. Van azonban néhány olyan funkciója, ami  - feltéve hogy használod őket - elősegíthetik, hogy a nap végén elégedetten dőlj hátra azzal a tudattal, hogy aznap eredményes és hatékony voltál.

1, A legegyszerűbb funkció, amit ennek ellenére kevesen használnak, az "Olvasatlanként megjelöl" menüpont.

Az új bejövő levelek vastag betűvel jelennek meg a monitoron, és előfordul, hogy akarva-a akaratlan rákattintunk és átfutjuk  a beérkező levelet. Majd jön egy telefonhívás, és a levél tartalmát nem is sikerül rendesen elolvasnunk, ennek ellenére ezt követően a  levél olvasottként jelenik meg. Ezzel borítékoljuk magunknak, hogy a levélről, mint tennivalóról elfeledkezünk.

Ha jobb gombot nyomunk a bejövő levelek listájában a levélen a legördülő menüből kiválaszthatjuk az Olvasatlanként megjelöl menüpontot, amivel a levél a következő Outlook megnyitáskor is a szemünk elé kerül, mint új információ.

2, Aláírás beállítás

Egy átlag beszerző legalább 30-50 levelet ír és fogad egy nap. Ha minden egyes levél aljára a levél írásakor gépeli oda a nevét, címét, telefonszámát, email címét és egyéb fontos adatait, azzal levelenként legalább 1-2 percet biztosan veszít, ami napi szinten akár 30-50 perc is lehet.

Az alábbi pár sor kitöltésével és  bemásolásával ezt az időt megspórolhatjuk magunknak:

Kis Pista

Beszerző/ Einkaufer/ Purchasing

Cégnév: Megszállott Beszerzők Kft.

Cím: 9021 Győr Liliom Út 126

Tel.: 06-30-45XYZQW

Emailcím:megszallott_beszerzök@xyzrt.hu

 A fenti adatokat a Fájl/ Beállítások/Levelek/Üzenetek aláírásainak létrehozása és módosítása menüpont alatt lehet az új ikonra kattintva, ahol az aláírásnak nevet adunk majd a fenti minta módosított verzióját bemásoljuk. Végül az Ok gombra kattintva többé nem lesz gondunk arra, hogy perceket töltsünk adataink magadásával.

 3, Egy másik gyakori hiba, hogy a levelet olvasás után rutinból töröljük. A legtöbb esetben elég tárhely áll rendelkezésre, hogy akár évekig tároljuk a beérkező leveleket, amikor már biztosan nem lesz rájuk szükségünk. Mivel a leveleket több szempont szerint lehet csoportosítani, és keresni közöttük, teljesen értelmetlen, sőt káros ha töröljük a bejövő leveleket. Ki tudja, mikor lesz szükségünk egy korábban lényegtelennek hitt információra.

Tehát a harmadik tanácsom,hogy levelet sose törölj. Ha minden kötél szakad, és kevés a tárhely a leveleket archiválni lehet, amivel továbbra is elérhetőek maradnak, de nem a bejövő levelek között foglalják a helyet.

4, A beérkező leveleinket különböző kategóriák szerint csoportosíthatjuk, és a vizuális típusú emberek kedvéért ezt színekkel is jelölhetjük.  A különböző kategóriáknak neveket adhatunk és szűrhetünk rájuk.

5, Azoknál a beszerzőknél vagy vezetőknél, akiknél az Outlook program folyamatosan fut a háttérben tanácsos a fájl menüpont beállítások/Levelek/Üzenetek érkezése menüpontban a hangjelzést kikapcsolni. Ezzel elkerülhetjük, hogy a percenként beérkező levelek elvonják a figyelmünket az aktuális feladattól. Egyébként sem érdemes a leveleket, - még beszerzőként sem - percenként olvasni, mivel ezzel csak növeljük a ránk nehezedő nyomást, azzal, hogy úgy érezzük ismét egy elvégzendő feladat érkezett, holott még az előzővel sem végeztünk.

 6, Fontosnak ítélt, elküldött leveleknél érdemes beállítani az olvasás visszaigazolás kérést, így nem kell azon gondolkodnunk, hogy a címzett vajon olvasta -e a levelet. ( Időnként ez az információ jól jöhet. :)   )

7, A naptár funkció igazi áldás azoknak, akik sok megbeszélésen vesznek részt. Érdemes ide a fix időpontra megbeszélt találkozókat rögzíteni, sőt lehetőség van arra is, hogy közvetlen kollégáinkkal és feletteseinkkel megosszuk a naptárunkat, amivel elkerülhető, hogy egy foglalt időpontra rászervezzenek egy megbeszélést.

Természetesen, ezek kiragadott példák, de egyszerűségükben rejlik a hatékonyságuk. Az Outlook program segítségével lehetőség van bizonyos feladatok automatizálására, emlékeztetők beállítására, ami lehetővé teszi, hogy az agyunkat ne kelljen megbeszélések, és elolvasandó levelek fejben tartására használnunk.

A fenti tanácsok egyéb levelezőrendszerekben is használhatóak (pl: gmail) csak a funkciók másképpen érhetőek el).

Ha tetszett, ajánld ismerőseidnek is a bejegyzést és nyomj egy like-ot! Köszönöm!

 Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Szólj hozzá!

A bejegyzés trackback címe:

https://megszallott-beszerzok.blog.hu/api/trackback/id/tr585855878

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.