A beszerzés megszállottai

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Mi nem beszerzés?

2014. február 23. 19:54 - n_eszter

Amit biztosan ne várjunk egy beszerzőtől!

 

Mielőtt belemélyednénk a beszerzési folyamat boncolgatásába és a jobbnál jobb ötletekbe, szeretném rögtön az elején leszögezni, hogy mi NEM számít beszerzésnek és mi az, amit sok ezer szakkönyv elolvasása és több millió forint tanfolyami kiadás után sem fogunk tudni elvárni a beszerzőinktől, legyenek bármilyen talpraesettek, képzettek, tapasztaltak, vagy lelkesek.

A példák természetesen nem légből kapottak, nem a véletlen művei. A véres valóság szülte őket. Éppen ezért lehet, hogy sok cégvezető ezeket olvasva a fejéhez kap és már-már a saját cégére ismer. Ebben a rossz hír az, hogy bizony van javítani való a cégen belül, a jó pedig az, hogy most már a cégvezető is tudja ezt.

Íme, a lista, a teljesség igénye nélkül, arra vonatkozóan, hogy mi nem beszerzés:

1, Üzletágak, területek, gyártó-, vagy szolgáltatóegységek ki nem mondott gondolatatait, le nem adott megrendelési igényeit kitalálni, és tegnapra anyagot, szolgáltatást rendelni

Azoknál a cégeknél, ahol gyakoriak a sürgősen megoldandó feladatok, határidős munkák, előfordul, hogy az anyagigény felmérése után elfelejtődik az a logikusnak tűnő következő lépés, hogy az anyagigény továbbításra kerüljön a beszerző felé, mert a munkatárs máris a következő feladattal van elfoglalva. Aztán, ahogy közeledik a határidő és ismét foglalkozni kell a kérdéssel, arra a kérdésre, hogy "Na, akkor mikor is ékezik meg az anyag?", a beszerző csak széttárja a karját, és közli, hogy nincs is megrendelve. Ha most az jutott eszedbe, hogy ilyen nem fordulhat elő, akkor sajnos ki kell, hogy ábrándítsalak. Ott, ahol több  ember dolgozik, ilyesmire számítani lehet, főleg, ha a folyamatok menete nincs leszabályozva és a munkatársak erről nincsenek kioktatva. Természetesen az esetek nagy részében az ilyen igényekből lesznek a teljesíthetetlen beszerzési feladatok, határidő tekintetében.

2, Hiányos információkkal 100%-os eredményt elérni

 Ha az igénylő munkatárs sem tudja mire is van szüksége pontosan, a beszerző jó eséllyel nem fogja tudni kitalálni, hiszen nem feladata minden szakma tökéletes ismerete és nem ő volt ott a megbeszélésen, bejáráson, vagy a munka felmérésekor.

3, Üzletágak hatáskörébe tartozó döntéseket meghozni

Nem a beszerző feladata, hogy döntsön arról, hogy az adott munkához például melyik típusú fénycső a legmegfelelőbb. Az ő feladata, hogy adott műszaki paraméterek alapján választási lehetőséget biztosítson, ár, szállítási határidő és esetleg gyártó tekintetében.

4, Tisztázatlan aláírási és rendelési jogosultságok mellett hatékonyan dolgozni

     A gyorsan fejlődő és létszámban is bővülő cégeknél gyakori probléma, hogy nem tisztázott az új munkatárs hatásköre. Ebből beszerzés szempontjából két probléma adódhat:

    i  a beszerző nem rendeli meg az anyagot, szolgáltatást, mert azt gondolja, hogy az illető nem jogosult igénylést leadni.

    ii  megrendeli, amiért később ő tarthatja a hátát, ha például a megrendelés értéke meghalad bizonyos összeget.

    5, Napi 24 órában rendelkezésre állni, ha minden SOS

    Különösen akkor okozhat problémát, ha a beszerző, több terület anyag és szolgáltatás igényét fogadja, és mindenki azzal próbálja a saját megrendelését előbbre soroltatni, hogy hangsúlyozza, milyen sürgős.

    Ismerősen hangzanak? Nem véletlenül. A rossz hír, hogy a problémák maguktól nem fognak megoldódni, hiszen a beszerzés tulajdonképpen egy belső szolgáltatás, egyfajta támogató funkció, ami nagyban függ a beérkező információk minőségétől. A jó hír, hogy ezek a problémák egy kis szervezéssel többnyire orvosolhatóak.

     

     

    Szeretnéd a beszerzésedet hatékonyabbá tenni, és a fenti problémákat kiküszöbölni? Jelentkezz az ingyenes beszerzési tippekért!

     

     Németh Eszter

    Beszerzésfejlesztési tanácsadó

    Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

     www.hatekonybeszerzes.hu

    1 komment

    A bejegyzés trackback címe:

    https://megszallott-beszerzok.blog.hu/api/trackback/id/tr255817631

    Kommentek:

    A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

    zseketto · http://azeletstmoritzban.blog.hu/ 2014.06.11. 18:25:28

    1. Hatalmas, felröhögtem :D. Ugyanakkor tudom, az emberi tényező kiküszöbölhetetlen eleme a rendszernek, ennek minden előnyével és hátrányával...

    egyébként, a kapkodás mindig a szervezetlenség jele (kivéve ha vis major, de azért az nincsen heti 4x). Az meg a felelős vezetők számlájára írható, akik nem élnek együtt a folyamatokkal. Fejétől bűzlik, szóval az ilyen tulaj/menedzsment csak dísznek van.

    2. A kolléga sem tudja pontosan, hogy mit akar/mi kellene neki. Kedvencem tud lenni, mikor fogóval kell kihúzni az emberekből az infókat. Tudom, nem mindenki egy kommunikációs zseni és persze fontosabb, hogy jó szakember legyen, bármilyen retardált is szociálisan...De ez a világ elmúlt, nem véletlenül nézik ezeket a soft skilleket is a hr-esek!

    3. Egyéb vs. cég érdeke. Sosem egyszerű. Ha az egyén számára döntesz, aki valóban termelő tevékenysége szempontjából előnyösnek ítél meg egy drágább anyagot (anélkül, h akár tisztában lenne a költségvonzatával), azt hogyan kommunikálod le a felsővezetéssel, akiket hidegen hagy, h józsibácsi jobban tud hegeszteni x.y. fénycsőnél. Szociális cég vs. profitorientált...

    4.A menedzsment dolgai közt lenne, hogy rendet tart a saját háza táján...De mivel az emberek alapvetően nem rendszeretőek, előjönnek ezek az anomáliák időről időre. Egyébként túlkoncentrált tulajtól függő helyen láttam ilyet, ahol a legutolsó wc-papírra is a tulaj bólintott rá. Az ilyennek megjegyzem, nem való cég.

    5.A jó öreg korrupció talán itt fejti ki a legjobban a hatását. Sok csodát hallottam már, hogyan lehet és kell helyezkedni. Különösen a multik (SPAR, TESCO és tsai) körében nagy divat kenni, ami kifér a csövön :)