A beszerzés megszállottai

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Az árajánlatkérés 7 sikertényezője, hogy valóban azt kapd, amit szeretnél

2014. április 14. 21:28 - n_eszter

Hogyan kérjünk árajánlatot?

 

A beszerzési folyamat előkészítő szakasza a beszállító kiválasztásáról szól. Ennek egyik fontos eszköze az árajánlatkérés (vagy bonyolultabb termék, szolgáltatás, illetve hosszú távú szerződések esetén a tenderkiírás elkészítése). Mivel a beszerzés az árajánlatkérésre adott válasz alapján dönt a nyertes beszállítóról, nem mindegy, milyen adatokat, információkat adunk meg, illetve kérünk be az árajánlatkérés során. Rossz ajánlatkérésre csak hiányos, nem megfelelő ajánlatok születhetnek. Magyarul, kérdezni is tudni kell!

 Mi az a 7 pont, aminek minden árajánlatkérésben szerepelnie kell:

1, Ajánlatkérés tárgya részletezve

 Evidensnek tűnik.. De a tapasztalatok szerint nem az. Ennek a pontnak részletesen tartalmaznia kell, hogy mit is szeretnénk beszerezni. Miből áll ez?

  • termék/szolgáltatás megnevezése (pl: MBCu 3x1,5 kábel, irodatakarítás, HR tanácsadás)
  • műszaki leírása, milyen kritériumoknak feleljen meg (műszaki adatok, takarításnál gyakoriságok, HR tanácsadásnál felvenni tervezett munkatársak képzettsége, beosztása)
  • műszaki rajz, ha van vagy releváns

 

Minden olyan adatot, információt célszerű beleírni az ajánlatkérésbe, amit ismerünk, és aminek hatása lehet az árra, a termék, vagy szolgáltatás minőségére vagy akár a szállítási határidőre.

 2, Mennyiség

 Nem mindegy, hogy az adott termékből, egy darabra vagy 200 darabra van szükségünk, és az sem, hogy például a takarítást naponta kérjük, egy komplett, több emeletes, több száz négyzetméteres irodában, vagy egy 50m2-.es irodában szeretnék tessék-lássék rendet rakatni kéthetente egyszer.

Bármilyen témához is nyúlunk a mennyiségi tényezőnek ár és megvalósítás szempontjából is döntő jelentősége van.

3, Mikorra kell szállítani, szolgáltatni?

 A mennyiség után a második kritikus téma a szállítási határidők témája. Gyakori az a probléma, hogy kapunk egy jó árat, szuper referenciák vannak, tudjuk, hogy meg tudják csinálni a feladatot, csak éppen menet közben kiderül, hogy arra a határidőre, amikorra nekünk van rá szükségünk, kapacitás hiány miatt nem tudják teljesíteni.

 

4, Milyen garanciális és kötbér feltételek mellett?

 Főleg szolgáltatások esetén van jelentősége, hogy előre tisztázzuk, hogy a megrendelt feladat el nem végzése milyen következményekkel járhat a beszállítóra nézve. Ezzel elkerülhetjük azt, hogy felelőtlen ígéreteket kapjunk a megrendelés reményében.

Természetesen ezt a szerződésben később rögzíteni kell. A szerződésekkel kapcsolatban, ha még nem tetted, olvasd el a következő bejegyzéseket, hogy ne érjenek meglepetések:

Mikor kell szerződést kötni?

Mik a  jó szerződés elemei?

Mire való  teljesítésigazolás?

 

5, Referenciák

 Feltétlenül legyen része az ajánlatkérésnek a referenciák begyűjtésének szándéka olyan beszállítók esetén, akiket nem ismerünk. Bár időnként a saját beszállítóinkat is érdemes ezzel a témával kapcsolatban egy egy nagyobb megrendelés esetén megkérdezni, így értékes információkat tudhatunk meg a piaci részesedésüket, kapcsolataikat illetően, és akár érdekes felfedezéseket is tehetünk.

6, ÁSZF

Már itt érdemes az Általános Szerződési Feltételeket és az Általános Beszerzési Feltételeket az ajánlatkéréshez mellékelni a későbbi félreértések elkerülése érdekében, és kihangsúlyozni, hogy ezeket alapesetben az ajánlatadással egyidejűleg elfogadottnak tekintjük. Természetesen a beszállító az ajánlatában erre reagálva megteheti, hogy bizonyos pontokat kizár, vagy más feltételeket próbál elfogadtatni velünk, de ez már egy későbbi tárgyalás témája lehet.

7, Meddig kérjük az árajánlatot?

Nagyon fontos eleme az ajánlatkéréseknek. Sok beszállító hajlamos halogatni az ajánlatok kidolgozását, és sok felesleges magyarázkodás végighallgatását spóroljuk meg magunknak, ha már ezen a ponton, az árajánlatkérés kiküldésekor tisztázzuk ezt a feltételt is. Gondolom, azt mondanom sem kell, hogy amit leírunk, azt persze  tartsuk is be minden beszállítónál, és ne tegyünk kivételeket. Egyrészt, mert úgyis kiderül és hiteltelenné válunk, másrészt, ha mindig megvárjuk a késlekedőket, erre trenírozzuk őket, és a saját munkánk határidejének betartását kockáztatjuk vele.

 

Az utolsó plusz egy pont opcionális a beszerzési stratégia függvényében.

+1 Milyen fizetési kondíciók mellett?

 Jó, ha már az ajánlatkéréskor tisztázzuk, hogy minimum milyen fizetési határidőben gondolkodjon az ajánlattevő. Vagy nem jó. Ez attól függ, mit szeretnénk elérni. Ha kiugróan magas fizetési határidőt akarunk elérni, célszerű ezt már az elején, a kölcsönösen előnyös, hosszú távú együttműködés reményében beleírni.

A másik verzió, hogy szándékosan kihagyjuk, és ezzel játékteret engedünk magunknak ezen a ponton a tárgyalásokra.

Persze azt tudnunk kell, hogy ha a normál piaci viszonyokhoz, vagy a volumenhez képest, túlzottan elrugaszkodunk a valóságtól, a beszállító az eltérést úgyis beleépíti az árba, tehát mindenképpen érdemes megfontolnunk, hogy mi a fontosabb. Kevesebbet fizessünk előbb, vagy ráérjünk fizetni később, de kicsit többet.

 

Ha a fenti pontokat beépítjük az árajánlatkérésekbe nagyobb eséllyel kapjuk azt a terméket és olyan feltételekkel, amilyenekkel szeretnénk, és hossza utómunkától és időpocsékolástól kíméli meg magát mind a beszerző, mind a beszállító.

 

 Ha szeretnéd a beszerzésedet hatékonyabbá tenni, jelentkezz most az ingyenes online beszerzésfejlesztési minitanfolyamra!

 

Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Szólj hozzá!

A bejegyzés trackback címe:

http://megszallott-beszerzok.blog.hu/api/trackback/id/tr406028080

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben.

Nincsenek hozzászólások.