A beszerzés megszállottai

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

Email etikett nem csak beszerzőknek és cégvezetőknek

2014. március 19. 15:39 - n_eszter

Hogyan írj emailt!

 

Beszerzők és cégvezetők kifejezetten abba a csoportba tartoznak, akik naponta tonna számra kapják az emaileket. Ezek egy része spam, egy része esetleg hírlevél, nagy részük a napi feladatokhoz kötődik. Cserébe szintén ők azok, akik rengeteg emailt írnak. Címzettként és feladóként is hasznos lehet megtanulni azokat az alapszabályokat, amiknek a betartásával egyrészt a címzett egyáltalán megnyitja, esetleg el is olvassa, ne adj' isten még komolyan is veszi a kapott levelet. Hogyan írjunk olyan emailt, amit mások komolyan vesznek?

1, Legyen tárgya a levélnek!

Én személy szerint alapból, nem nyitok meg olyan emailt, aminek nincs tárgya, vagy csak annyi van, hogy RE, meg FW, és hasonlók.

Általában nem nyitom meg a szuper ajánlat, akció, és hasonló, kéretlen reklámnak látszó leveleket, ha egyáltalán átjutnak a spam szűrőn.

A tárgy sort nem véletlen tették a levél részévé. Arra való, hogy figyelemfelkeltő, és informatív legyen, vagyis elérje, hogy a címzett érdemesnek tartsa a levelet az olvasásra.

2,NE KIABÁLJ!

Ha lehet, ne legyen teletűzdelve nagybetűkkel, piros sorokkal, és felkiáltójelekkel, mert az azt az érzetet kelti, mintha a feladó ordibálna velem. Ezt meg én például nehezem viselem, és gondolom, ezzel nem vagyok egyedül.

3, Legyenek a levélben feladó adatai!

Nincs annál bosszantóbb, amikor kapunk egy levelet, amit ráadásul még fontosnak is tartunk, nyúlunk a telefon után, hogy gyorsan kérdezzünk valamit a feladótól, és a feladó nevén kívül semmi lényeges információ nem szerepel a levél végén. A válaszlevélre meg napokig nem válaszolnak.

(Levél aláírás beállítására itt találsz mintát.)

Üzleti levelezés esetén tovább súlyosbítja a helyzetet, ha ráadásul az emailcím, egy ingyenes levelezőrendszeren és nem saját domain név alatt regisztrált. Évi 5-6.000 Forinttól már lehet tárhelyet bérelni és a domain regisztráció is csak további évi 3-4.000 Forint. Ugye nem elviselhetetlen költség egy vállalkozás számára, ha vállalkozás hitelessége múlhat rajta?

Plusz pontért, beszállítóknak érdemes a sablon szöveg mellé, ügyes reklámként a cég szlogenjét, küldetését is odaírni az aláírás sablonba!

4, Ne legyen körlevél szaga, hacsak nem kifejezetten az volt a cél!

Beszerzők szokták azt a hibát elkövetni, hogy ajánlatkérés esetén, több címzettnek is elküldik ugyanazt a levelet a jól ismert másol, beilleszt funkcióval. Ezzel alapvetően nincs is baj, ha legalább arra figyelünk, hogy a megszólítást cégre szabjuk. Ne küldjünk olyan levelet, aminek a címzettje "Kedves Hölgyem!/Uram!", ha pontosan tudjuk, hogy az adott cégnél név szerint kinek kell küldeni az ajánlatkérést / levelet. Tiszteljük meg annyival a másik embert, hogy használjuk a nevét! Egyébként is az emberek többségének a saját neve az egyik kedvenc szava.

5, Lazaság, kontra hivatalos stílus!

Ha hivatalos üzleti ügyről van szó, aminek súlya van, nem biztos, hogy szerencsés a haverkodás irányába elmenni, még akkor sem, ha már ezer éve ismerjük a másikat. Ahhoz, hogy súlya legyen a levélnek, barátság, közelebbi ismeretség esetén is érdemes pontosan fogalmazni és lényegre törően megfogalmazni a mondandónkat. A haverkodás, meg jó lesz az esti sörözésekhez.

Elég furcsán veszi ki magát, amikor egy több milliós árajánlatkérésnél ilyeneket írunk:

"Heló Bélám!

Kéne egy árajánlat holnapra, a múltkori témára. Csak ugyanazt kell csinálni, mint a múltkor!

Szevasz!"

Nem biztos, hogy a "Bélám" erre a levélre, azonnal ugrik és nekiáll kalkulálni, hogy nekünk elkészítse az árajánlatot még ma, és azonnal.

6, Ne legyen a melléklet neve scan123456!

Ha mellékletet csatolsz, légy szíves vedd a fáradtságot és fél másodperc alatt adj neki beszédes nevet! Főleg, ha több melléklet van. Nincs annál szörnyűbb, mikor a sok semmitmondó fájlból kell kitalálni, hogy melyik melléklet mit takar.

 7, Igazold vissza, ha olvastad!

Udvariatlanság és a feladó semmibe vevése, ha a feladó által beállított olvasás visszaigazolás kérésre nem reagálunk! Valószínűleg, nem véletlenül kérte. Valamiért fontos számára az információ, hogy olvastuk-e a levelet. A másik fél részéről pedig paraszti józan ésszel biztosan felfogható, hogy mindenféle apróság esetén nem kérünk a levélre olvasás visszaigazolást, mert a kedves címzetteket bosszantja, ha minden egyes levél elolvasása előtt egy plusz kattintást kell végezniük, hogy lássák a levelet.

 

A fenti tippek, apróságnak tűnhetnek, és sokak számára talán egyértelműek elméletileg. A gyakorlat azonban mást mutat. A saját tapasztalatom szerint 10-ből 7 email legalább egy ponton megbukik. Ugye nem nagy ördöngősség ezekre odafigyelni! Ellenőrizd még ma az emailjeidet, hogy olyan levelet írj, amit mások hajlandóak elolvasni és komolyan venni! Most már rajtad a felelősség súlya! Én szóltam!

 

Ha szeretnéd az idődet hatékonyabban beosztani, hogy a munkán kívül másról is szóljon az életed, jelentkezz most az ingyenes 2 hónapos időgazdálkodási tanfolyamra!

Igen, jelentkezem az ingyenes tanfolyamra MOST! 

 

Ha tetszett, ajánld ismerőseidnek is a bejegyzést és nyomj egy like-ot! Köszönöm!

 Németh Eszter

Megszállott Beszerzők és Cégvezetők Klubja

1 komment

A bejegyzés trackback címe:

http://megszallott-beszerzok.blog.hu/api/trackback/id/tr895855923

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben.

Nickerer 2015.01.28. 07:51:08

Észrevételem a visszaigazolással kapcsolatban:
direkt be van állítva, az az alapértelmezés, hogy egyetlen levelet sem igazolok vissza (nem is látom a kérést).

Az ok: sokszor csak átfutom a leveleket, mert pl. épp bekapok egy szendvicset, vagy sorban állok. Nincs időm válaszolni, intézkedni.

Ha visszaigazolom, hogy láttam a levelet, és válaszolok rá (és intézkedem) a dolgaim végeztével, pl. 6-8 óra múlva, akkor bunkónak tűnök, aki őt semmibe veszi, órákon át váratja (pedig olvasta a levelet).

Ha nincs visszajelzés, akkor hiheti azt, hogy nem olvastam a levelét, ezért nem válaszolok, majd kap választ, ha olvastam. És vár türelemmel.