Mint támogató funkció a beszerzés gyakran két tűz (vagy össztűz) közé kerül. Mivel szinte valamennyi vállalati területhez kapcsolódik lazább vagy erősebb szálakkal.
Legszorosabb kapcsolat a területek anyagigénylő munkatársai és a pénzügyi területek között (könyvelés, kontrolling) között alakul ki. És ezzel a két fő csoporttal meg is találtuk a konfliktusok gyökér okát.
Az egyik szemszögből nézve beszerzőnek lenni látszólag egyszerű, hiszen egyrészt az általános előítéletek szerint beszerezni mindenki tud. (Legalábbis mindig vannak kollégák, akiknek a sokadik ismerőse, jobb, olcsóbb, gyorsabban rendelkezésre álló árut vagy szolgáltatást tud.) Vagyis a beszerzők tulajdonképpen csak szórják cég pénzét, másrészt a beszerző tulajdonképpen egész nap csak parancsolgat, és mint vevő, semmi más feladata nincs, mint a saját cége érdekében kikényszeríteni a beszállítóktól a megfelelő szintű és árszínvonalú árut vagy szolgáltatást. Tényleg ilyen egyszerű a dolog? Nézzünk kicsit dolgok mélyére.
Konfliktusforrás 1:
Kicsit olyan a téma, mint a magyar foci, mindenki azt hiszi, hogy ért hozzá. A munkatársak többsége, úgy véli, hogy a beszerzés nagyjából ugyanaz a kategória, mint az otthoni bevásárlás. Benézek a hűtőbe, fogom a kosarat, lefutok a sarki boltba, lekapom a polcról az árut, fizetek, váltok pár szót az aktuális pletykákról az eladóval, hazamegyek, kipakolok és kész.
A probléma ott kezdődik, hogy míg otthon nagyjából tisztában vagyunk vele, hogy mire van szüksége egy családnak a napi betevőhöz, a beszerző abban a speciális helyzetben van, hogy mivel nem áll kapcsolatban a cég megrendelőjével, nem is tudhatja, hogy aktuálisan milyen igények merülnek fel. Nem látja a szükséges anyag, vagy szolgáltatás típusát, mennyiségét, sem a rendelkezésre állás elvárt határidejét. Ehhez értelem szerűen információra van szükség. (lásd Mi nem beszerzés 1 .pontja) Egyrészt a területek által kitöltött pontos anyagigénylők formájában, másrészt nagyobb cégeknél különböző beszerzési nyilvántartásokból.
Konfliktusforrás 2:
Mint notórius költekezőkre a könyvelés általában gyanakodva tekint, hiszen ez az a terület, amelyik, egyrészt generálja a munkájuk jelentős részét a bejövő számlákhoz kötődően, másrészt apasztja a bankszámlát a költekezésével. Kis és közepes vállaltoknál, ahol a költségkövetésnek nincsenek még hagyományai, azaz a vállalatvezető nem tudja pontosan nyomon követni, hogy mire megy el a pénz, egyszerűbb a rossz hír hozóját kérdőre vonni.
Konfliktusforrás 3:
Különösen kis és középvállatoknál, akik nem rendelkeznek jelentősebb piaci súllyal, sokszor nehéz a beszállítókkal való hosszú távú együttműködés kialakítása, hiszen a beszállítók piaci érdekeiket szem előtt tartva, probléma esetén sokszor előnyben részesítik a multik, vagy nagyvállalatok kiszolgálását. Így fordulhat az elő, hogy egy sürgős igénylést követően, egy egyszerűnek tűnő árut a beszerző nem feltétlenül tud mindig azonnal teljesíteni.
Természetesen, mint minden problémára a fenti konfliktusok megoldásának is megvannak a maga módszerei, viszont ezekhez a beszerzésnek, mint központi szolgáltató funkciónak minden esetben szüksége van a cégvezetés hathatós támogatására.
Szeretnél a témáról többet tudni?
Olvasd el ezt a könyvet és tanuld meg, mit tegyél hasonló helyzetben!
Németh Eszter
